Bokföra återbetalning av moms – så gör du

Att få tillbaka moms från Skatteverket är för många företagare ett välkommet tillskott i kassan. Samtidigt är det ett område som ofta skapar osäkerhet i bokföringen. Ska återbetalningen bokföras som intäkt? Vilka konton ska användas? Och vad händer om beloppet inte stämmer exakt med momsrapporten? 

I den här artikeln går vi igenom hur återbetalning av moms bokförs på ett korrekt och begripligt sätt, oavsett om du driver en enskild firma eller ett aktiebolag. Fokus ligger på praktisk bokföring snarare än teori, så att du faktiskt kan använda kunskapen i vardagen.

Vad menas med återbetalning av moms?

Återbetalning av moms uppstår när den ingående momsen är större än den utgående momsen under en redovisningsperiod. Det är vanligt i företag som har höga inköp, investeringar eller ojämn försäljning. I stället för att betala in moms till Skatteverket får företaget då pengar tillbaka.

Det är viktigt att komma ihåg att momsen i sig aldrig är en kostnad eller intäkt för företaget. Företaget fungerar bara som en mellanhand mellan kund och stat. Därför ska en återbetalning av moms inte påverka resultatet, men den måste ändå bokföras korrekt.

Så bokför du återbetalning av moms

När Skatteverket betalar tillbaka moms bokförs återbetalningen genom att bankkontot debiteras och redovisningskontot för moms krediteras. Återbetalningen är ingen intäkt utan en reglering av en tidigare bokförd momsfordran och påverkar därför inte resultatet.

Steg för steg: bokföring av momsåterbetalning

1. Bokför momsrapporten

När momsdeklarationen är klar förs skillnaden mellan utgående och ingående moms till redovisningskontot för moms (vanligtvis konto 2650). Om du ska få tillbaka moms får

kontot ett debetsaldo.

2. Vänta in utbetalningen från Skatteverket

Skatteverket betalar normalt ut momsen till företagets bankkonto efter att deklarationen har behandlats.

3. Bokför insättningen på bankkontot

När pengarna kommer in debiteras bankkontot (t.ex. 1930) och redovisningskontot för moms krediteras (2650).

4. Kontrollera att momskontot är noll

Efter bokföringen ska konto 2650 inte ha något saldo kvar. Det visar att momsfordran är helt reglerad.

Varför återbetalning av moms inte är en intäkt

Ett vanligt misstag är att bokföra momsåterbetalningen som en intäkt, men moms är aldrig företagets egna pengar. Företaget fungerar bara som en mellanhand mellan kund och stat. Om återbetalningen bokförs som intäkt blir resultatet felaktigt, vilket kan påverka både skatt och ekonomiska rapporter.

Om Skatteverket kvittar återbetalningen

I vissa fall betalas inte hela momsåterbetalningen ut till bankkontot. Skatteverket kan istället kvitta beloppet mot andra skatter eller avgifter, till exempel arbetsgivaravgifter eller preliminär skatt. Då behöver bokföringen delas upp så att både bankkonto och skattekonto stäms av korrekt, samtidigt som hela momsfordran nollställs.

Sammanhanget är viktigare än själva insättningen

Det är lätt att fokusera på själva insättningen på bankkontot, men momsåterbetalningen är alltid sista steget i momshanteringen för perioden. Utan en korrekt bokförd momsrapport går det inte att förstå varför pengarna kommer in, och bokföringen blir svår att följa i efterhand.

Exempel på bokföring av återbetalning av moms

För att göra bokföringen av momsåterbetalning mer konkret följer nedan några praktiska exempel. Genom att visa hur bokföringen ser ut i tabellform blir det lättare att förstå hur olika konton påverkas och hur återbetalningen hänger ihop med momsrapporten.

Exempel 1: Bokföra momsåterbetalning som betalas ut till bankkontot

Ett företag har lämnat in sin momsdeklaration och ska få tillbaka 20 000 kr i moms. Momsrapporten är redan bokförd och beloppet ligger som en fordran på Skatteverket. När

Skatteverket betalar ut momsen till företagets bankkonto bokförs återbetalningen enligt följande:

Efter bokföringen är saldo på konto 2650 noll, vilket visar att momsfordran är helt reglerad. Företagets resultat påverkas inte, eftersom återbetalningen inte är en intäkt.

Exempel 2: Momsrapport som leder till återbetalning

För att förstå helheten är det viktigt att se hur återbetalningen hänger ihop med momsrapporten. Under perioden har företaget: 

• Utgående moms: 35 000 kr
• Ingående moms: 50 000 kr

Skillnaden är 15 000 kr som företaget ska få tillbaka. När momsrapporten bokförs ser det ut så här:

Efter detta steg visar konto 2650 en momsfordran på 15 000 kr. Det är denna fordran som senare regleras när Skatteverket betalar ut momsen.

Exempel 3: När Skatteverket kvittar momsåterbetalningen

I vissa fall betalas inte hela momsåterbetalningen ut till bankkontot. Anta att företaget ska få tillbaka 12 000 kr i moms, men Skatteverket kvittar 4 000 kr mot arbetsgivaravgifter. Endast 8 000 kr betalas ut till bankkontot. Bokföringen delas då upp:

Hela momsfordran på konto 2650 regleras, trots att pengarna inte betalas ut i ett enda steg.

Exempel 4: Kontroll efter bokförd återbetalning

När momsåterbetalningen är bokförd bör en enkel kontroll göras:

Om konto 2650 inte är noll efter återbetalningen tyder det på att något har blivit fel i bokföringen.