Bokföra konferens

Att bokföra konferenser kan ibland vara lite klurigt, eftersom det finns särskilda regler för avdrag, representation och moms. Många företagare undrar vilka kostnader som är avdragsgilla, hur man skiljer mellan intern och extern representation, och vilka konton som ska användas.

Vad räknas som konferenskostnad?

Konferenskostnader är utgifter för möten, utbildningar eller seminarier som arrangeras för företagets personal eller affärskontakter och är direkt kopplade till företagets verksamhet. De kan omfatta lokalhyra, resor, logi, mat och föreläsare, och bör dokumenteras noggrant för korrekt avdrag.

Konferenskostnader kan inkludera:

• Lokalhyror och möteslokaler
• Mat och fika under konferensen
• Resor och logi för deltagare
• Eventuella föreläsare eller utbildningskostnader

💡 Tänk på! Det är viktigt att skilja på intern representation (för anställda) och extern representation (för kunder eller samarbetspartners), eftersom reglerna för avdrag skiljer sig

När är konferenskostnader avdragsgill?

Kostnader för konferens är avdragsgilla om syftet är att utveckla företaget eller personalens kompetens och det finns ett tydligt samband med verksamheten. De ska dokumenteras noggrant med syfte, deltagare, kostnader, tid och plats, och gäller även mat, logi och utbildning för intern personal.

För intern personal är konferenskostnader avdragsgilla, även mat och logi, så länge konferensen har ett affärsmässigt syfte. Om externa gäster deltar kan vissa kostnader räknas som representation, vilket påverkar avdragsrätten. 

Skatteverket ställer krav på att dokumentera:

• Syfte med konferensen
• Deltagare
• Kostnader
• Tid och plats

Så bokför du konferens

När du bokför konferens används normalt konto 5840 Personalrepresentation (intern), 6071 Personalutbildning eller 7610 Resekostnader beroende på typ av kostnad. Rätt konto används för mat, logi och resor för att spegla kostnader korrekt, underlätta avdrag och hålla bokföringen tydlig.

Konferenskostnader delas upp beroende på vad de avser:

• Mat och dryck: Konto 5840 (intern representation) eller 6071 (utbildning)
• Resor: Konto 7610
• Resekostnader Logi: Konto 5010 Lokalhyra/6071 beroende på om det är utbildning
• Övriga kostnader: Konto 6991 Övriga externa kostnader

Exempel på bokföring av konferens

I detta exempel har företaget arrangerat en intern konferens för personal, med mat, dryck och resor inkluderade.

Hur bokför man extern representation under en konferens?

För extern representation bokför du utbildningskostnader på konto 6071 Personalutbildning (debet) och mat och dryck för externa deltagare på konto 6070 Extern representation (debet), med betalningen på konto 1930 Företagskonto (kredit).

När externa deltagare är inbjudna måste du tänka på avdragsbegränsningar. För måltider vid konferenser för externa personer gäller oftast 90-kronorsregeln per person för avdrag.

Exempel på extern representation

Hur hanteras moms vid konferens?

Moms på konferenskostnader är avdragsgill om fakturan avser momspliktiga varor och tjänster, men begränsningar finns för mat och dryck som räknas som representation. Kontrollera alltid vilken typ av kostnad det gäller och separera momspliktiga från icke-momspliktiga kostnader för korrekt bokföring.

Moms på lokalhyror, resor och föreläsare är normalt avdragsgill. Moms på mat och dryck för intern representation är inte avdragsgill, medan moms på externa representationer kan vara avdragsgill enligt särskilda regler. Det är viktigt att separera kostnader med moms och utan moms för korrekt bokföring.