Bokföra PayPal
PayPal är en vanlig betalningsmetod för företag och används ofta både för svenska och internationella kunder. För bokföringen fungerar PayPal som ett bankkonto. Alla betalningar ska registreras som intäkter, moms hanteras som vanligt och avgifter från PayPal bokförs som kostnader. Rätt hantering gör att bokföringen blir korrekt och underlättar vid deklaration och eventuella kontroller.
Ta mig direkt till:
PayPal som betalningskanal i ditt företag
PayPal fungerar som en mellanhand mellan kund och företag. När kunden betalar via PayPal förs pengarna först in på ditt PayPal-konto och sedan kan du överföra dem till ditt bankkonto. För bokföringen är det viktigt att förstå att PayPal inte ersätter krav på kvitto eller faktura.
Alla transaktioner som passerar PayPal räknas som intäkter i verksamheten och ska bokföras på samma sätt som kontant- eller kortförsäljning. Avgifter som PayPal tar ut räknas som kostnader och dras från intäkten i bokföringen.
Så bokför du PayPal
För att bokföra PayPal registreras betalningen först på konto 1940 PayPal. Exempel: försäljning på 1 000 kr bokas Kredit 3010 (800 kr) och Kredit 2611 (200 kr moms), samt Debet 1940 (970 kr) och Debet 6570 för PayPals avgift (30 kr).
Säg att du säljer en vara för 1 000 kr inklusive 25 % moms och kunden betalar via PayPal. PayPal drar en avgift på 30 kr. Så här kan bokföringen då se ut:
| Konto | Debet | Kredit | Beskrivning |
| 1940 PayPal | 970 kr | Inbetalning efter avgift | |
| 3010 Varuförsäljning | 800 kr | Försäljning exkl. moms | |
| 2611 Utgående moms | 200 kr | Moms på försäljningen | |
| 6570 Bankkostnader | 30 kr | PayPal-avgift |
👉 Här ser du att PayPal fungerar som ett eget bankkonto (1940). Du bokför alltså först hela försäljningen och moms, och därefter avgiften som en kostnad.
När du sedan för över pengarna från PayPal till ditt företagskonto (t.ex. 1930 Företagskonto) bokförs det som en intern överföring:
| Konto | Debet | Kredit | Beskrivning |
| 1930 Företagskonto | 970 kr | Överföring från PayPal | |
| 1940 PayPal | 970 kr | Minskning på PayPal-kontot |
👉 På så sätt stämmer saldot på både PayPal och bankkontot i bokföringen.
Några vanliga situationer med PayPal
Internationella betalningar
När du säljer till privatpersoner i EU ska du normalt lägga på svensk moms, men det finns undantag beroende på omsättningströsklar för distansförsäljning (OSS). Vid försäljning utanför EU är försäljningen oftast momsfri, men du behöver kunna visa underlag som styrker att varan eller tjänsten sålts till kund utanför EU. I bokföringen registreras intäkten på ett försäljningskonto anpassat för EU eller export, exempelvis 3105 (försäljning till EU) eller 3106 (försäljning utanför EU).
Valutabetalningar
PayPal hanterar ofta EUR, USD eller andra valutor. När pengarna växlas till SEK kan det uppstå valutakursdifferenser. Dessa ska bokföras som intäkt (3960 Valutakursvinster) eller kostnad (7960 Valutakursförluster) beroende på om kursen gått upp eller ner. Ett tips är att alltid bokföra transaktionen i SEK enligt PayPals avräkning, och därefter lägga till valutadifferensen som separat post.
Återbetalningar
Om du återbetalar en kund via PayPal ska intäkten krediteras, momsen justeras och avgiften hanteras. Exempel: Har kunden betalat 1 000 kr inkl. moms, bokförs återbetalningen som Debet 3010 (800 kr) och Debet 2611 (200 kr), samt Kredit 1940 PayPal. Eventuell PayPal-avgift för återbetalningen bokförs som en bankkostnad (6570). På så sätt blir din redovisning korrekt både för intäkter, moms och avgifter.
| Konto | Debet | Kredit | Beskrivning |
| 3010 Varuförsäljning | 800 kr | Återföring av försäljning exkl. moms | |
| 2611 Utgående moms | 200 kr | Återföring av moms | |
| 1940 PayPal | 980 kr | Utbetalning till kund (efter avgift) | |
| 6570 Bankkostnader | 20 kr | PayPal-avgift för återbetalning |
✅ Checklista: så här bokför du PayPal korrekt i 5 steg
- Bokför försäljningen mot PayPal-kontot (1940)
Alla inbetalningar via PayPal ska först hamna på konto 1940. På så sätt behandlas PayPal som ett eget bankkonto i bokföringen.
- Registrera moms och intäkt som vanligt
Dela alltid upp betalningen i försäljning (t.ex. 3010) och moms (t.ex. 2611). Det gäller även vid internationella betalningar. Då behöver du kontrollera vilken momssats som gäller eller om försäljningen är momsfri.
- Bokför PayPals avgift som kostnad (6570)
PayPal drar ofta avgiften direkt från betalningen. Den delen bokförs som en bankkostnad. Det är viktigt att inte ”glömma bort” avgifterna eftersom de annars sänker företagets resultat utan att synas i bokföringen.
- Gör intern överföring när pengar flyttas till bankkonto (1930)
När du för över pengar från PayPal till företagskontot bokför du det som en intern överföring mellan 1940 PayPal och 1930 Företagskonto. På så sätt stämmer saldona i båda kontona.
- Stäm av saldon regelbundet
Jämför PayPal-saldot i bokföringen med verkligt saldo på ditt PayPal-konto. Gör detta minst en gång i månaden. På så sätt hittar du snabbt fel, t.ex. missade avgifter eller återbetalningar.
FAQ: Bokföra PayPal
- Måste jag bokföra varje PayPal-transaktion separat?
- – Ja, varje betalning via PayPal är en affärshändelse och ska bokföras. Men om du använder ett bokföringsprogram kan du ofta importera alla transaktioner automatiskt, vilket sparar tid.
- Hur bokför jag PayPals avgifter?
- – Avgifterna bokförs som en kostnad, ofta på konto 6570 Bankkostnader. De dras direkt från betalningen, så beloppet du får in är alltid lägre än försäljningsbeloppet.
- Hur gör jag med PayPal och moms vid försäljning utomlands?
- – Försäljning till privatpersoner inom EU ska hanteras enligt regler för EU-moms (MOSS/OSS). Försäljning till länder utanför EU är oftast momsfri, men ska ändå bokföras som intäkt.
- Vad händer vid återbetalning till kund?
- – Du vänder på transaktionen i bokföringen. Intäkten minskas, momsen justeras och PayPals avgift bokförs som kostnad även vid återbetalningen.
- Behöver jag ha ett separat konto för PayPal i bokföringen?
- – Ja, det är enklast att använda 1940 PayPal som eget konto. Då blir det tydligt vad som står i PayPal-saldot och du kan stämma av mot kontoutdraget.
Använder du även Swish i din verksamhet? Läs vår guide för hur du bokför Swish.
