Bokföra Swish

Swish har blivit en självklar betalningsmetod både för privatpersoner och företag. Många småföretagare använder Swish i sin verksamhet eftersom det är snabbt, enkelt och kunderna uppskattar smidigheten. Men en vanlig fråga som ofta dyker upp är: hur bokför man egentligen Swish-betalningar?

Det kan låta enkelt, pengarna kommer ju bara in på kontot. Men det finns några saker som är viktiga att tänka på för att bokföringen ska bli korrekt och för att undvika problem vid en eventuell granskning från Skatteverket.

Så bokför du swish

För att bokföra Swish registrerar du beloppet mot bankkontot, t.ex. 500 kr: Debet 1930 (500 kr), kredit 3010 (400 kr) och kredit 2611 (100 kr). Swish bokförs alltså på samma sätt som kontant- eller kortbetalningar.      

 📍 Så gör du, steg för steg

Säg att du driver en liten butik och en kund betalar 500 kronor via Swish. Då behöver du bokföra det på samma sätt som en kontantförsäljning. Försäljningen bokförs som en intäkt inklusive moms. Swish-inbetalningen bokförs mot ett konto för banktransaktioner.

Exempel: En kund köper en produkt för 500 kronor, varav 100 kronor är moms. I bokföringen registreras:

Om du använder Swish privat och i firman

Det är viktigt att hålla isär privat- och företagsekonomi. Har du enskild firma kan Swish vara kopplat till ditt privata konto, men då måste du tydligt separera transaktionerna. Ett tips är att ha ett eget bankkonto för firman, även om du driver enskild firma. Det gör bokföringen mycket enklare och minskar risken för att blanda ihop privata och företagsrelaterade betalningar.

Vid försäljning utan moms

Alla verksamheter är inte momspliktiga. Om du exempelvis säljer tjänster inom sjukvård eller utbildning kan försäljningen vara momsbefriad. Då bokförs Swish-betalningen direkt som en intäkt utan moms. 

Samma principer i enskild firma och aktiebolag

Oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag bokförs Swish på samma sätt. Transaktionen registreras som en intäkt på försäljningskontot och pengarna förs in på bankkontot (till exempel 1930 Företagskonto). Moms bokförs som vanligt om försäljningen är momspliktig.

Skillnaden ligger främst i den praktiska hanteringen: i ett aktiebolag är Swish ofta kopplat direkt till bolagets konto, medan enskilda firmor ibland använder privata konton och då behöver vara noga med att separera privata och företagsrelaterade betalningar.

Tips för enklare bokföring

Använd ett bokföringsprogram som kan hämta transaktioner från banken

Ett modernt bokföringsprogram kan automatiskt importera Swish-transaktioner från ditt företagskonto. Det sparar tid, minskar risken för fel och gör att du lätt kan matcha varje betalning mot rätt försäljning eller faktura. Vissa program kan till och med kategorisera intäkter och moms automatiskt, vilket förenklar avstämningen ytterligare.

Ha ett separat konto för företaget

Att använda ett separat bankkonto för företaget gör det betydligt enklare att hålla isär privata och företagsrelaterade Swish-betalningar. För enskilda firmor är detta extra viktigt eftersom privata och företagsinkomster annars lätt kan blandas, vilket försvårar bokföringen och kan bli problem vid en granskning.

Stäm av Swish-transaktioner dagligen eller varje vecka

Genom att stämma av inkommande Swish-betalningar regelbundet får du en tydlig översikt över försäljningen och minskar risken för att missa någon transaktion. Om du har många småbetalningar, som i butik eller café, kan det vara smidigt att göra en dagsavstämning och sedan bokföra hela dagskassan som en post i bokföringen.

Skapa tydliga rutiner för återbetalningar och kvitton

Det är lätt att tappa kontrollen om kunder ska ha tillbaka pengar via Swish eller om kvitton saknas. Skapa fasta rutiner för hur återbetalningar hanteras och se till att alltid spara underlag, både för försäljning och återbetalningar. Det gör det enklare att redovisa korrekt moms och intäkter samt att hantera eventuella kundfrågor i efterhand.

Planera för framtida avstämningar

Se till att alla Swish-transaktioner är bokförda korrekt innan bokslut eller deklaration. Småfel kan bli stora problem vid en granskning. Om du har tydliga rutiner och stämmer av regelbundet blir det både enklare och mer tidsbesparande i längden.

Utbilda personal

Om flera i verksamheten tar emot Swish-betalningar kan det vara klokt att ha gemensamma rutiner. Alla som hanterar betalningar bör veta hur kvitton ges ut, hur transaktioner registreras och vad som ska dokumenteras. Detta minskar risken för fel och gör bokföringen mer konsekvent.

De viktigaste stegen för att bokföra Swish

Bokför som vanlig försäljning: Intäkten går på försäljningskontot, moms registreras och pengarna förs in på bankkontot (t.ex. 1930).

Separera privat och företagskonton: Speciellt viktigt för enskild firma för att undvika blandade transaktioner.

Spara alltid underlag: Kvitton eller fakturor behövs även för Swish-betalningar.

Stäm av regelbundet: Kontrollera Swish-transaktioner dagligen eller veckovis för att undvika fel.

Ha tydliga rutiner: För återbetalningar, kvitton och personalhantering för att hålla bokföringen konsekvent och korrekt.