Löpande bokföring – så fungerar det (och därför är det viktigt)
Att driva företag handlar inte bara om att sälja produkter eller tjänster. Det handlar också om att ha koll på ekonomin. Och där är bokföringen själva motorn.
När du hör någon säga att “man måste sköta den löpande bokföringen”, är det inte något överkurs, det är faktiskt helt avgörande för att ha kontroll över din verksamhet, och dessutom ett lagkrav.
Men vad innebär det i praktiken att bokföra löpande? Hur ofta måste du göra det? Och vad händer om du slarvar? Här reder vi ut allt du behöver veta.
Gå direkt till:
Vad är löpande bokföring?
Löpande bokföring innebär att ett företags affärshändelser bokförs i kronologisk ordning, så snart de inträffar. Det kan vara försäljningar, inköp eller betalningar – och bokföringen ska följa god redovisningssed.
Det löpande arbetet kan ske dagligen, veckovis eller månadsvis – beroende på hur många affärshändelser företaget har. Bokföringen ligger till grund för viktiga rapporter som momsdeklaration, bokslut och årsredovisning, och är ett lagkrav enligt bokföringslagen.
Så fungerar löpande bokföring i praktiken
Löpande bokföring handlar om att steg för steg registrera företagets ekonomiska aktiviteter. Varje gång du säljer något, köper något, betalar en räkning eller får in pengar så uppstår en affärshändelse. Den ska bokföras, och varje händelse behöver följas av ett verifikat (t.ex. ett kvitto, en faktura eller ett kontoutdrag).
Exempel:
- Du köper kontorsmaterial för 500 kr – bokförs som en kostnad och ett bankuttag.
- Du fakturerar en kund – bokförs som en intäkt och en kundfordran.
- Kunden betalar fakturan – bokförs som en minskning av kundfordran och en ökning av ditt bankkonto.
Allt detta registreras på olika konton i din kontoplan (ofta BAS-kontoplanen), så att du i slutändan har en tydlig översikt över ditt företags ekonomi.
Vad är en affärshändelse?
En affärshändelse är allt som påverkar företagets ekonomi. Det kan vara:
- Inbetalningar från kunder
- Utbetalningar till leverantörer
- Lön till anställda
- Moms och skatt
- Köp av varor eller tjänster
Viktigt är att varje händelse måste ha ett underlag, det är detta som blir ditt verifikat.
Hur ofta måste man bokföra?
Det beror på din företagsform och bokföringsmetod. Här är en generell översikt:
| Typ av företag | Tidpunkt för bokföring |
| Enskild firma (kontantmetoden) | Senast när momsdeklarationen ska lämnas |
| Aktiebolag | Löpande, ofta månadsvis eller oftare |
| Föreningar | Löpande, beroende på verksamhetens storlek |
! Grundregeln är: bokför så snart som möjligt – ju tidigare, desto bättre koll.
Två metoder för löpande bokföring: kontant och fakturametoden
📌 Kontantmetoden
Passar ofta småföretagare och enskilda firmor. Du bokför bara när pengar faktiskt byter händer.
Fördelar:
- Enkel att hantera
- Kräver mindre administration
📌 Fakturametoden
Används av de flesta aktiebolag och större verksamheter. Här bokförs händelser redan vid fakturering – inte bara vid betalning.
Fördelar:
- Ger bättre överblick
- Krävs för större bolag
Därför är löpande bokföring viktig
Utöver att det är ett lagkrav (enligt Bokföringslagen), är löpande bokföring avgörande av flera anledningar:
- Ger koll på företagets ekonomi i realtid.
- Möjliggör snabb rapportering till Skatteverket.
- Förenklar bokslut och deklaration.
- Skapar förtroende mot banker, investerare och revisorer.
- Hjälper dig fatta bättre beslut.
Att skjuta upp bokföringen är som att köra bil med ögonbindel. Du kan inte fatta kloka beslut utan tydlig sikt.
Vanliga misstag vid löpande bokföring
Här är några fel som många gör, men som är lätta att undvika:
- Väntar för länge med att bokföra
- Tappar bort verifikat (kvittot från inköpet!)
- Bokför fel konton eller med fel momssats
- Missar att stämma av bankkontot mot bokföringen
- Glömmer periodiseringar (ex: förskottsbetalda kostnader)
Tips! Använd ett bra bokföringsprogram och ha fasta rutiner. Det sparar både tid och huvudvärk.
FAQ - Vanliga frågor om löpande bokföring
- Vad händer om jag inte bokför löpande?
- – Du riskerar att bryta mot bokföringslagen och kan få böter. Dessutom blir det svårt att göra korrekt momsredovisning och bokslut.
- Måste jag bokföra varje dag?
- – Nej, men ju oftare desto bättre. Vissa bokför en gång i veckan, andra varje månad. Större företag bokför dagligen.
- Kan jag bokföra i Excel?
- – Nej, vanliga kalkylprogram som Excel eller Google Sheets är inte godkända för bokföring, eftersom de saknar spårbarhet och funktioner för att logga ändringar, vilket krävs enligt bokföringslagen
- Får jag bokföra själv eller måste jag anlita någon?
- – Du får absolut bokföra själv, men du är fortfarande ansvarig för att det blir rätt. Många väljer att ta hjälp av en redovisningskonsult.
- Är löpande bokföring samma som dubbel bokföring?
- – Nej, men de hänger ihop. Löpande bokföring är processen - dubbel bokföring är metoden, där varje händelse påverkar minst två konton.
Sammanfattning: 6 saker du bör veta om löpande bokföring
- Löpande bokföring innebär att registrera affärshändelser i kronologisk ordning.
- Det ska ske så snart som möjligt, helst inom några dagar.
- Varje händelse behöver ett underlag (verifikat).
- Du kan välja mellan kontantmetoden eller fakturametoden.
- Rätt bokföring ger bättre koll, trygghet och beslutsunderlag.
- Dålig bokföring kan leda till felaktiga deklarationer, förseningsavgifter och skattetillägg.
