Makulera faktura – vad innebär det att makulera en faktura?
Att makulera en faktura kan behövas i flera olika situationer, som när fakturan innehåller fel eller när en affär inte blir av. Att veta hur man hanterar detta rätt hjälper dig att undvika onödiga administrativa misstag och säkerställer att bokföringen stämmer. Makulering är en process där en faktura tas bort från bokföringen utan att bryta fakturanummerserien eller påverka företagets ekonomiska översikt. I den här guiden får du en enkel genomgång av när och varför det är lämpligt att makulera en faktura, hur det går till och vilka steg du behöver följa för att göra det korrekt.
Gå direkt till:
Kreditera eller makulera faktura
När en faktura innehåller fel uppstår ofta frågan: ska du kreditera eller makulera den? Båda alternativen kan rätta till misstaget, men valet beror på omständigheterna och bokföringsreglerna.
Makulera faktura
Makulering innebär att du tar bort fakturan helt från bokföringen. Det passar när fakturan aldrig har skickats till kunden eller när affären inte blev av. Till skillnad från en kreditfaktura, som justerar en redan skickad faktura, behandlar makuleringen fakturan som om den aldrig fanns i systemet.
Här är några vanliga situationer när du bör makulera:
- Misstag vid skapande: Om du skapar en faktura med felaktiga uppgifter och inte skickar den, välj att makulera. Då undviker du att felaktig information påverkar bokföringen.
- Avbruten affär: Om en försäljning stoppas innan leverans till kunden, kan du makulera fakturan. Detta förhindrar att en obefintlig affär hamnar som fordran i systemet.
- Ingen betalning skett: Om ingen betalning har skett och fakturan inte skickats, bör du makulera den. På så sätt redovisar du bara korrekta intäkter.
Kreditera faktura
Använd en kreditfaktura när kunden redan har fått den ursprungliga fakturan, och kanske till och med betalat delar av den. En kreditfaktura fungerar genom att skapa en separat faktura som justerar eller “nollställer” beloppet på originalet. Detta är vanligt när fakturabeloppet är fel eller vid retur av varor.
“Om en kund har fått en faktura på 5 000 kr men bara ska betala 4 000 kr, kan du skapa en kreditfaktura på 1 000 kr för att justera det totala beloppet. (fakturametoden)”
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3001 – Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 5000 kr | |
| 2611 – Utgående moms på försäljning, 25 % | 1250 kr | |
| 1510 – Kundfordringar | 6250 kr |
Krediterad faktura
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3001 – Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 1000 kr | |
| 2611 – Utgående moms på försäljning, 25 % | 250 kr | |
| 1510 – Kundfordringar | 1250 kr |
Därför ska du inte radera en faktura
Det finns flera viktiga skäl att undvika att radera en faktura. För det första kräver bokföringen en obruten nummerserie för fakturor. Om du raderar en faktura bryter du denna sekvens, vilket gör bokföringen ofullständig och försämrar spårbarheten. Ett saknat nummer skapar problem vid granskningar och revisioner, där alla fakturor måste finnas med för att säkerställa korrekt redovisning.
För det andra bygger all bokföring på tydlighet och transparens, enligt god redovisningssed. Därför fungerar det bättre att kreditera eller makulera en faktura än att radera den. Genom att kreditera eller makulera behåller du informationen i bokföringen och säkerställer att alla justeringar är spårbara. Detta ger en mer korrekt och tydlig redovisning och minskar risken för missförstånd.
I vissa bokföringsprogram
Vissa bokföringsprogram tillåter att du raderar en faktura helt, men endast om det är den senast skapade. Denna funktion finns för att säkerställa att fakturanummerserien hålls intakt och att du inte skapar ett “hål” i sekvensen.
Löpande redovisning med Exacta
Ett förutsättningslöst samtal eller mailkonversation är det första steget mot enklare redovisning och bokföring.
Kontakta ossHur hanteras en makulerad faktura i bokföringen?
När du makulerar en faktura i bokföringen markerar du den som ogiltig och behåller posten. På så sätt säkerställer du spårbarheten och bevarar en obruten fakturanummerserie. En makulerad faktura saknar ekonomiskt värde, så den påverkar inte företagets intäkter, kundfordringar, momsredovisning eller andra poster.
I bokföringsprogram visar en särskild status att makulerade fakturor inte ingår i den ekonomiska redovisningen. Fakturan ligger dock kvar som dokumentation, vilket hjälper revisorer att enkelt följa och förstå alla förändringar i bokföringen.
Hänvisa till en makulerad faktura
Att hänvisa till en makulerad faktura ger bättre kontroll och översikt mellan avdelningarna i företaget. Genom att tydligt markera makulerade fakturor skapar du en smidig kommunikation mellan ekonomi- och försäljningsavdelningen. En sådan referens låter team enkelt se orsaken till makuleringen och vid behov vidta åtgärder. Ekonomi- och kundtjänstavdelningar kan dessutom använda dessa referenser för att förhindra liknande misstag och hålla ordning i fakturaflödet.
