Vad är AGI?

Om du är arbetsgivare har du säkert hört begreppet AGI , men vad betyder det egentligen och hur påverkar det din bokföring och lönehantering?

💡 Vad är AGI?

AGI står för arbetsgivardeklaration på individnivå . Det är en rapportering som alla arbetsgivare i Sverige måste göra varje månad till Skatteverket. Syftet är att redovisa hur mycket lön och skatt som har betalats ut – för varje enskild anställd. Sedan 2019 är detta ett krav för i princip alla som har anställda.

Varför infördes AGI?

Tidigare rapporterade arbetsgivare löner och skatter mer övergripande, och de anställda fick se sina uppgifter först i slutet av året, via kontrolluppgiften. Det gjorde det svårare att upptäcka fel i tid, både för Skatteverket och för de anställda.

Med AGI blev systemet mer transparent och uppdaterat varje månad. Det innebär att:

• Den anställde kan se sin lön, skatt och arbetsgivaravgifter direkt på sitt skattekonto.
• Skatteverket får ett bättre grepp om arbetsgivarnas löpande skatteinbetalningar.
• Det minskar risken för fel, fusk eller sena betalningar.
• För dig som arbetsgivare innebär det mer löpande rapportering, men också mindre administration i slutet av året eftersom den gamla kontrolluppgiften (KU10) i de flesta fall försvunnit.

Vad innehåller en AGI?

AGI:n visar information per individ, inte bara totaler. När du lämnar in din arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad innehåller den bland annat:

• Bruttolön som betalats ut
• Förmåner (t.ex. bilförmån)
• Avdragen preliminär skatt
• Arbetsgivaravgifter
• Personnummer på den anställde
• Arbetsgivarnummer (om du har flera verksamhetsgrenar)

Allt detta redovisas digitalt via Skatteverkets e-tjänst, eller direkt från ditt löneprogram.

När ska AGI lämnas in?

AGI ska skickas in till Skatteverket senast den 12:e varje månad , för löner som betalats ut föregående månad. Om den 12:e infaller på en helg så gäller nästa vardag.

Exempel: Har du betalat ut lön i juli? Då ska AGI vara inne senast 12 augusti. Det här är alltså en månatlig skyldighet. Missar du den kan det leda till förseningsavgifter eller i värsta fall skattetillägg.

Så lämnar du in AGI: steg för steg

Att lämna in AGI är inte svårt, särskilt om du använder ett löneprogram. Här är en översiktlig genomgång:

1. Gör din lönekörning

Börja med att räkna ut bruttolön, förmåner, skatt och arbetsgivaravgift. Använd gärna ett löneprogram så minimerar du risken för fel.

2. Generera AGI-underlaget

 De flesta bokföringsprogram skapar automatiskt en färdig arbetsgivardeklaration att ladda upp till Skatteverket.

3. Signera och skicka in

Logga in på Skatteverkets e-tjänst (eller skicka direkt från ditt program om det är integrerat). Du signerar digitalt och skickar in deklarationen.

4. Betala skatten

Betala in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt till ditt skattekonto senast på förfallodagen, vanligtvis också den 12:e.

Exempel på hur en AGI påverkar bokföringen

Låt oss säga att du har en anställd och har betalat ut 30 000 kr i lön. Den preliminära skatten är 8 500 kr och arbetsgivaravgiften 9 426 kr.

Vid lönekörningen bokför du:

Sen när du betalar till Skatteverket bokför du:

Din AGI för månaden ska matcha dessa siffror exakt.

Vad händer om du gör fel i AGI?

Om du upptäcker att något blivit fel (t.ex. fel lön, fel personnummer eller missad skatt) kan du rätta din AGI genom att skicka in en rättad arbetsgivardeklaration för samma månad. Det går att göra direkt via Skatteverkets e-tjänst. Det är viktigt att rättelser görs snabbt, annars kan det leda till:

• Att den anställdes uppgifter blir fel i inkomstdeklarationen
• Att du som arbetsgivare får felaktiga skatter att betala
• Problem med ersättningar från Försäkringskassan eller a-kassa för den anställde

Vem måste lämna AGI?

Du måste lämna AGI om:

• Du är arbetsgivare (AB, HB, enskild firma, förening etc.)
• Du betalar ut lön eller förmåner
• Du gör skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter

Det spelar alltså ingen roll om du har ett aktiebolag eller en enskild firma. Har du anställda ska AGI lämnas varje månad. Även styrelsearvoden och tillfälliga löner ska rapporteras.

AGI har ersatt kontrolluppgifterna

Innan AGI användes rapporterades löneuppgifter en gång per år genom en kontrolluppgift (KU10) . Den är nu avskaffad för de flesta typer av löneutbetalningar. Det betyder:

• Du slipper årsvisa kontrolluppgifter
• Skatteverket och den anställde har uppdaterad information varje månad
• Färre överraskningar vid deklarationen

Enda gången du idag behöver skicka KU10 är för särskilda fall , t.ex. om du betalat ut arvode till en person utan F-skatt som inte är anställd.