Bokföra drivmedel

Att bokföra drivmedel är något nästan alla företag behöver hantera, oavsett om det gäller tjänstebilar, poolbilar eller privat bil i tjänst. Men reglerna kan kännas krokiga, särskilt när det handlar om representation, privat körning och blandade momssatser. Här går vi igenom allt steg för steg så att du kan bokföra drivmedel korrekt, utan krångel.

Hur bokför man drivmedel?

Du bokför drivmedel genom att debitera konto 5611 (drivmedel) och kreditera företagskontot, t.ex. 1930. Om drivmedlet innehåller moms delar du upp beloppet i debet som drivmedelskostnad och ingående moms 2641. Vid privat bil i tjänst används milersättning istället. 

När du bokför drivmedel behöver du först avgöra vilken typ av fordon kostnaden gäller för. Om företaget äger bilen är det vanligt att du bokför hela drivmedelsbeloppet som en ren kostnad. 

Är det en privat bil i tjänst hanteras det istället som skattefri milersättning, vilket innebär att ingen moms får dras av. Det viktiga är att alltid kontrollera kvittot: momssats, literpris och totalbelopp. 

Vid blandade momssatser (t.ex. etanol, diesel eller laddning) använder du samma konto men drar av korrekt moms utifrån specifikationen.

Så bokför du drivmedel till företagsbil

Drivmedel till företagsbil bokförs normalt som 5611 Drivmedel i debet och 2641 Ingående moms i debet samt 1930 eller 2440 i kredit. Företaget får lyfta hela momsen eftersom bilen används i verksamheten.

Företagsägda bilar innebär den enklaste hanteringen. Du drar av full moms och redovisar kostnaden direkt. Det enda som kan påverka bokföringen är om bilen även används privat. Vid betydande privat körning kan drivmedelsförmånen behöva beräknas, men det är en separat förmånsbedömning, inte en bokföringsfråga. 

Så bokför du drivmedel för privat bil i tjänst

För privat bil i tjänst bokförs inte själva drivmedlet. Istället bokförs milersättning: debitera 7331 (skattefri bilersättning) och kreditera 2890 eller 1930 beroende på om den ska betalas ut senare.

Ett vanligt misstag är att försöka bokföra kvittot direkt. Det får du inte eftersom drivmedlet är en privat kostnad. Bara milersättningen bokförs, och ingen moms får dras av eftersom privatbil aldrig ger momsavdrag. 

Får man dra av moms på drivmedel?

Ja, på företagsbil får du dra av full moms på drivmedel. På privat bil i tjänst får du inte dra av någon moms eftersom bilen inte ger avdragsrätt. Laddhybrider och elbilar följer samma princip: momsavdrag gäller endast när bilen ägs eller leasas av företaget.

Exempel på bokföring av drivmedel

1. Företagsbil – drivmedel med moms

💡 Köpet är 500 kr inklusive 25 % moms. Kostnaden delas upp i drivmedel och moms. Bankkontot krediteras när betalningen görs. 

2. Företagsbil – drivmedel köpt på faktura

💡 Köpet bokförs som skuld tills fakturan betalas. Kostnaden och momsen bokas i debet. 

3. Privat bil i tjänst – milersättning

💡Milersättning baseras på antal körda mil × gällande ersättning. Ingen moms får dras av och kvitton på drivmedel används inte i bokföringen. 

4. Elbil – laddning hemma (ersättning till anställd)

💡Hemmaladdning ersätts per kWh eller schablon, och hanteras som utläggs- eller ersättningskostnad. Ingen moms bokförs här. 

Några vanliga misstag när man bokför drivmedel

Att bokföra drivmedel verkar enkelt, men det finns några typiska fällor som företag ofta hamnar i:

• Bokföra hela kvittot som kostnad utan att ta hänsyn till moms: Många glömmer att separera moms från kostnaden. Detta gör att momsen inte kan dras av korrekt.
• Försöka dra av moms på privatbil i tjänst: Privat bil = ingen moms. Endast milersättning bokförs, annars blir bokföringen fel och kan leda till problem vid revision.
• Blanda milersättning och drivmedelskvitton: Om anställda använder privat bil i tjänst ska endast milersättning bokföras. Att försöka inkludera drivmedelskvitton från privat bil leder till fel.
• Inte spara kvitton eller dokumentera korrekt: För att kunna dra av moms krävs ett kvitto med momsbelopp, datum och mack. Digitala kvitton fungerar, men se till att de sparas systematiskt.
• Glömma blandade momssatser: Om drivmedlet innehåller flera momssatser (t.ex. etanol, diesel, laddning) måste momsen beräknas korrekt för varje del.