Bokföra kundförluster

Att bokföra kundförluster är en viktig del av redovisningen, särskilt för företag som säljer mot faktura. Tråkigt nog händer det förr eller senare att en kund inte betalar, trots påminnelser och inkasso. Då uppstår det som kallas kundförlust.

Men hur bokar man kundförluster på rätt sätt? Vilka konton ska användas? Och vad är skillnaden mellan en osäker och en konstaterad kundförlust?

Här går vi igenom allt du behöver veta för att boka kundförluster korrekt, med exempel, kontonummer och praktiska tips som hjälper dig undvika vanliga misstag.

Vad är en kundförlust?

En kundförlust uppstår när ditt företag har en fordran på en kund, men det står klart att kunden inte kommer att betala. Det kan till exempel bero på att kunden gått i konkurs, att du inte kan få tag i kunden trots upprepade försök, eller att fordran helt enkelt är preskriberad (för gammal för att drivas in). 

Det är dock viktigt att skilja mellan: 

• Osäker kundfordran: när du misstänker att kunden inte kommer betala, men det är ännu inte säkert.
• Konstaterad kundförlust: när du vet säkert att kunden inte kommer betala (t.ex. vid konkurs eller avslutat inkassoförfarande). 

… det påverkar nämligen hur du ska bokföra posten.

Skillnaden mellan osäker och konstaterad kundförlust

Skillnaden mellan osäker och konstaterad kundförlust är att en osäker kundförlust gäller när du misstänker att kunden inte betalar, men ännu inte vet säkert. En konstaterad kundförlust betyder att det är klart att kunden inte kommer betala, och då bokas fordran bort och kostnaden redovisas.

Att bokföra förluster på rätt sätt påverkar både ditt resultat men också din momsredovisning, så det är väldigt viktigt att hålla isär begreppen. 

Så bokför du en konstaterad kundförlust (steg för steg) 

Här kommer en praktisk genomgång av hur du bokar en konstaterad kundförlust. 

Exempel:

Du har skickat en faktura på 10 000 kr ink. moms (25%) till en kund, men kunden har gått i konkurs. Du har försökt driva in skulden men fått besked från konkursförvaltaren att ingen utdelning kommer ske.

Först behöver du kreditera kundfordran, det vill säga ta bort kundfordran från balansräkningen. Sedan bokföra kundförlusten som en kostnad i resultaträkningen. Så här bokför du:

Moms vid kundförlust 

När du har en konstaterad kundförlust har du rätt att justera den utgående momsen som du tidigare redovisat på fakturan.

Det betyder att du får dra av momsen som du redan har betalat in till Skatteverket, eftersom du aldrig fått pengarna från kunden.

Exempel: Om du tidigare bokförde en försäljning på 10 000 kr inkl. 25% moms, har du betalat in 2 000 kr i moms. När kundförlusten konstateras får du bokföra tillbaka den momsen (debet på konto 2611).

Det här är viktigt både ur likviditetssynpunkt och för att undvika att betala skatt på intäkter du aldrig fått in. 

Så bokför du en osäker kundfordran 

Om du misstänker att en kund inte kommer att betala, men det ännu inte är säkert, bokför du istället en osäker kundfordran . Det gör du genom att flytta fordran till ett särskilt konto och göra en nedskrivning. 

Exempel:

En kundfaktura på 10 000 kr har varit obetald i över 6 månader. Du har skickat flera påminnelser och inkassokrav, men kunden svarar inte.

Bokföring vid osäker kundfordran:

💡 När det senare konstateras att kunden verkligen inte kommer betala, bokas hela beloppet om till konstaterad kundförlust enligt tidigare exempel.

När anses en kundförlust vara konstaterad? 

Skatteverket kräver att det ska finnas starka skäl för att anse en kundförlust som konstaterad. Några exempel på sådana situationer är:

• Kunden har gått i konkurs och du har fått besked att ingen utdelning sker.
• Kronofogden har beslutat om att skulden inte kan drivas in.
• Du har gjort flera betalningspåminnelser och inkassoförsök utan framgång.
• Fordran är preskriberad , det vill säga mer än 10 år (eller 3 år vid konsumentfordringar) gammal.

…det räcker alltså inte att ”du tror” att kunden inte kommer att betala. Det måste vara objektivt sannolikt att du aldrig får in pengarna. 

Så påverkar kundförluster resultatet

Kundförluster är en kostnad i resultaträkningen och minskar därmed företagets resultat.

En konstaterad kundförlust bokas direkt som en kostnad på konto 6351, medan en osäker kundfordran påverkar resultatet först om du gör en nedskrivning (konto 6352).

Det här betyder att du inte behöver påverka resultatet direkt vid första försenade fakturan, men när det blir klart att pengarna inte kommer in, måste du bokföra det som en faktisk förlust. 

Vanliga misstag vid bokning av kundförluster 

Många företag gör små men kostsamma fel när de bokför kundförluster. Här är de vanligaste: 

1. Att boka kundförlust för tidigt. En obetald faktura är inte automatiskt en kundförlust. Vänta tills du verkligen har försökt driva in den.
2. Att glömma att justera momsen. Du har rätt att få tillbaka momsen vid konstaterad kundförlust, men bara om du bokför den korrekt.
3. Att inte dokumentera processen. Spara alltid underlag som visar att du försökt få betalt, till exempel mejl, påminnelser, inkassokrav eller konkursbesked.
4. Att inte skriva av preskriberade fordringar. Har du gamla kundfordringar i bokföringen? Kontrollera åldern. En fordran som är för gammal ska tas bort.

Bokföringsexempel: kundförlust med delbetalning

Ibland betalar kunden en del av fakturan, men inte hela. Då behöver du dela upp kundförlusten. 

Ett exempel!

Du har en faktura på 10 000 kr ink. moms (25 %). Kunden betalar 4 000 kr men resten blir obetalt och du konstaterar att skulden inte kan drivas in.

Den betalda delen: 4 000 kr (redan bokförd som betald).

Den obetalda delen: 6 000 kr.

Momsen på den obetalda delen (6 000 kr / 1,25 = 4 800 kr + 1 200 kr moms) ska justeras. 

Så här bokför du:

På detta sätt korrigerar du både intäkten och momsen för den del du aldrig fått in.

Tips för att undvika kundförluster 

Även om det är viktigt att kunna bokföra kundförluster rätt, är det förstås ännu bättre att slippa dem helt. Här är några tips för att minska risken:

• Kolla kreditvärdigheten innan du säljer mot faktura, särskilt till nya kunder.
• Använd påminnelser och rutiner – skicka en påminnelse direkt efter förfallodatum.
• Erbjud förskottsbetalning eller delbetalning vid större ordervärden.
• Använd factoring eller kreditförsäkring om du har många kundfordringar.
• Var tydlig med betalningsvillkor redan i offerten.

Låt oss sammanfatta – Så bokför du kundförluster!

För att boka en konstaterad kundförlust krediterar du kundfordran (konto 1510) och debiterar kostnadskontot för kundförluster (6351) samt utgående moms (2611). Du får därmed tillbaka momsen på den del som inte blivit betald. Vid osäker kundfordran flyttar du beloppet till konto 1515 och kan göra en nedskrivning mot konto 6352.