Bokföra presentkort

Presentkort har blivit ett populärt sätt för företag att både öka sin försäljning och bygga kundlojalitet.

Oavsett om du driver en butik, en restaurang, ett café eller erbjuder tjänster, kan presentkort vara ett smidigt verktyg för att locka nya kunder och ge befintliga kunder en flexibel gåva att ge bort. Men som företagare dyker ofta frågan upp: hur bokför man egentligen presentkort på rätt sätt? 

I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta, från första försäljningstillfället till när presentkortet löses in.

Vad är ett presentkort rent bokföringsmässigt?

När du säljer ett presentkort får du in pengar i företaget, men du har ännu inte levererat någon vara eller tjänst. Därför är det inte en intäkt vid försäljningstillfället , utan snarare en skuld gentemot kunden. Kunden har ju rätt att använda presentkortet senare och få något i utbyte.

Det betyder att försäljningen av presentkort ska bokföras som en förskottsbetalning, eller mer specifikt som en kortfristig skuld. Först när kunden faktiskt använder presentkortet och får sin vara eller tjänst, bokförs det som en intäkt och moms redovisas.

Varför är det viktigt att bokföra rätt?

Många småföretagare gör misstaget att direkt bokföra försäljningen av presentkort som en intäkt. Det kan verka logiskt eftersom pengarna kommit in på kontot. Men det kan ge flera problem:

• Felaktig momsredovisning: Om du tar upp moms för tidigt riskerar du att betala in moms innan den faktiskt är skyldig.
• Orealistisk resultatbild: Dina intäkter kan se större ut än de egentligen är, eftersom du inte tagit hänsyn till att skulden till kunden fortfarande finns.
• Problem vid revision: Felaktig hantering kan ge anmärkningar från revisor eller Skatteverket.

Genom att hantera presentkort på rätt sätt undviker du både skattemässiga och redovisningsmässiga problem.

Så bokför du presentkort

När du bokför presentkort säljer du det först som skuld: Debet 1930 Företagskonto, Kredit 2421 Förskott från kunder. När kunden löser in kortet bokför du intäkt och moms: Debet 2421, Kredit 3001 Försäljning, Kredit 2611 Utgående moms. 

Exempel 1: Kund köper ett presentkort för 500 kr

När kunden köper ett presentkort får företaget in pengar, men ingen vara eller tjänst har levererats än. Därför bokförs beloppet som en skuld tills kortet används. 

Exempel 2: Kunden använder presentkortet på 500 kr, varav 100 kr moms

När kunden löser in presentkortet uppstår intäkten och momsen ska redovisas. Beloppet flyttas från skuld till försäljning. 

Exempel 3: Presentkort på 300 kr förfaller utan att användas, 60 kr moms

Om ett presentkort inte används innan giltighetstiden går ut, bokförs skulden som intäkt och moms enligt reglerna. 

🤔 Vad händer om presentkortet inte används?

Ibland händer det att presentkort inte utnyttjas. Kunden glömmer bort det, eller så går giltighetstiden ut. Vad gör man då?

Enligt bokföringsreglerna ska skulden (förskottet) ligga kvar tills giltighetstiden gått ut. När presentkortet inte längre kan användas, bokför du om skulden till intäkt.

Exempel: Ett presentkort på 500 kr har passerat giltighetstiden.

 Du bokför alltså intäkten och momsen när presentkortet ”förfaller”.

Presentkort med eller utan moms?

En vanlig fråga är hur momsen ska hanteras vid försäljning av presentkort. Här är det viktigt att skilja på två typer:

Enfunktionsvoucher (presentkort knutet till specifika varor/tjänster med känd moms). Här vet man redan vid försäljningen vilken moms som ska gälla. Då ska momsen redovisas direkt vid försäljningen av presentkortet. Detta är dock relativt ovanligt i praktiken.

Flerfunktionsvoucher (presentkort som kan användas på olika varor/tjänster med olika moms). Här vet man inte i förväg vilken vara eller tjänst kunden kommer att välja. Då ska moms redovisas först vid inlösen. Det här är den absolut vanligaste situationen för företagare.

De flesta presentkort i detaljhandeln och tjänsteföretag räknas alltså som flerfunktionsvouchrar.

Ett par tips för smidig hantering

• Använd rätt konton från början: Många bokföringsprogram har färdiga konton för förskott från kunder och intäkter kopplade till presentkort.
• Håll koll på giltighetstider: Skapa en rutin för att regelbundet se över utestående presentkort.
• Var tydlig mot kunderna: Informera alltid om giltighetstid och villkor för att undvika diskussioner längre fram.
• Dokumentera rutiner: Har du anställda som säljer eller bokför presentkort? Skriv ner en enkel rutinbeskrivning.

En kort sammanfattning om att bokföra presentkort

Att bokföra presentkort på rätt sätt handlar framförallt om att förstå att det vid försäljningstillfället inte är en intäkt, utan en skuld. Intäkten uppstår först när kunden löser in presentkortet.

Vid försäljning: bokför som skuld (förskott från kund), ingen moms.

Vid inlösen: bokför intäkt + moms, skuld löses upp.

Vid ogiltighet: bokför intäkt + moms när giltighetstiden gått ut.

Genom att följa dessa steg blir bokföringen korrekt, momsredovisningen rättvisande och du undviker problem längre fram.