Bokföra upplupna kostnader

Upplupna kostnader är ett vanligt begrepp inom redovisning. De uppstår när ditt företag har förbrukat en tjänst eller en vara under en period, men fakturan ännu inte har mottagits eller betalats. För att bokföringen ska ge en rättvis bild av företagets ekonomi behöver dessa kostnader redovisas i rätt period.

I den här artikeln går vi igenom vad upplupna kostnader är, när och hur du ska bokföra dem, vilka konton som används och ger konkreta exempel på bokföringsposter.

Vad är upplupna kostnader?

En upplupen kostnad är en kostnad som har uppstått under en viss period, men som ännu inte har betalats. Den är ett sätt att anpassa bokföringen till periodiseringsprincipen, vilket betyder att kostnader ska redovisas i den period de hör till, oavsett när betalning sker.

Exempel på upplupna kostnader är:

• Hyra för en lokal där fakturan kommer nästa månad
• Elektricitet eller vatten som förbrukats men inte fakturerats
• Löneutbetalningar eller sociala avgifter för en period som ännu inte har betalats
• Räntekostnader som löper på lån

Upplupna kostnader bokförs vanligtvis som skulder på ett kortfristigt konto tills fakturan kommer och betalning sker.

Varför är upplupna kostnader viktiga?

Om upplupna kostnader inte bokförs kan resultatet och balansräkningen bli missvisande. Kostnaden skulle då hamna i fel period, vilket påverkar företagets resultat och skapar felaktiga nyckeltal. 

Genom att bokföra upplupna kostnader får du en mer korrekt bild av företagets ekonomi, vilket är viktigt för beslutsfattande, bokslut och rapportering till Skatteverket.

När ska upplupna kostnader bokföras?

Upplupna kostnader bokförs i slutet av en räkenskapsperiod, oftast vid månadsslut, kvartalsslut eller årsslut. Du bokför dem när:

• Kostnaden avser perioden men fakturan ännu inte mottagits
• Kostnaden är säker och beloppet kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt
• Om beloppet är osäkert kan en uppskattning göras, men det är viktigt att dokumentera hur uppskattningen har gjorts. När fakturan senare kommer, justeras bokföringen för att matcha det faktiska beloppet.

📍Så bokför du upplupna kostnader

När du ska bokföra upplupna kostnader debiterar du kostnadskontot (t.ex. 5010 Hyra) och krediterar 2990 Upplupna kostnader. När fakturan betalas bokar du om: debet 2990 och kredit 2440 Leverantörsskulder.

När du bokför upplupna kostnader används vanligtvis ett skuldkonto för upplupna kostnader och ett kostnadskonto för den typ av kostnad som uppstått. Här är ett generellt exempel:

Exempel 1: Upplupen elräkning

Företaget har förbrukat el under december, men fakturan på 2 500 kr kommer först i januari nästa år.

 När fakturan sedan kommer, bokas betalningen mot upplupen kostnad:

Exempel 2: Upplupna löner

Om företaget har löner för december på totalt 50 000 kr, men utbetalning sker i januari, bokförs de som upplupna kostnader:

 När lönen betalas i januari:

Exempel 3: Upplupen hyra

Om företaget hyr en lokal och hyran för december är 15 000 kr, men fakturan kommer i januari:

 När fakturan betalas:

Olika typer av upplupna kostnader

Det finns flera typer av upplupna kostnader, och det är bra att känna till dem för korrekt bokföring:

• Personalkostnader: löner, semesterersättning, sociala avgifter
• Räntor: upplupna räntekostnader på lån
• Driftskostnader: el, vatten, värme, telefoni
• Hyra och leasing: upplupen hyra eller leasingavgift
• Övriga leverantörskostnader: exempelvis konsultarvoden som ännu inte fakturerats

Ofta används olika konton för olika typer av kostnader, men samma upplupna skuldkonto kan användas för alla om det handlar om kortfristiga upplupna kostnader.

Periodisering och bokslut

Upplupna kostnader är nära kopplade till periodisering. Syftet är att visa kostnader i samma period som intäkterna de är kopplade till. Vid årsbokslut görs ofta en noggrann genomgång av alla kostnader som hör till året men ännu inte fakturerats, för att säkerställa att resultatet blir korrekt.

Det är också viktigt att kontrollera att skulderna inte dubbelbokas. När fakturan kommer, ska den matcha den upplupna kostnaden och inte bokföras som en ny kostnad i bokslutet.

Moms och upplupna kostnader

Moms redovisas normalt när fakturan kommer. Upplupna kostnader påverkar alltså inte momsredovisningen förrän fakturan är registrerad. Ett undantag kan vara om företaget gör en årsavstämning där moms måste periodiseras, men det är ovanligt i småföretag.

Vanliga misstag vid bokföring av upplupna kostnader

• Att inte bokföra dem alls – leder till att resultatet blir missvisande.
• Bokföra fakturan direkt utan att justera för upplupen kostnad – kostnaden kan hamna i fel period.
• Dubbelbokning – om upplupen kostnad inte nollas när fakturan kommer.
• Fel konton – att använda fel kostnadskonto kan ge fel i resultatrapporten.
• Ingen dokumentation – viktigt att spara underlag på hur beloppet uppskattats.

Tips för korrekt bokföring

• Gör en månatlig kontroll av kostnader som ännu inte fakturerats.
• Använd kontoplanen konsekvent för upplupna kostnader.
• Dokumentera alltid hur beloppet beräknats vid uppskattning.
• Kontrollera balanskonton så att upplupna kostnader inte ligger kvar efter att fakturan är betald.

En kort sammanfattning

Upplupna kostnader är ett viktigt verktyg för att ge en korrekt bild av företagets ekonomi. De säkerställer att kostnader periodiseras i rätt period och att resultatet inte blir missvisande. För att bokföra upplupna kostnader identifierar du först kostnader som hör till perioden men ännu inte fakturerats. Dessa bokförs på ett kostnadskonto och ett upplupet skuldkonto. När fakturan sedan kommer nollställs den upplupna kostnaden och betalningen bokförs. Genom att följa dessa principer, med exempel som el, hyra, löner och delbetalningar, får du en korrekt redovisning som underlättar bokslut, rapportering och ger bättre beslutsunderlag.