Vad är en verifikation?
Att bokföra utan verifikationer är som att köra bil utan att se vägen. En verifikation är nämligen inte bara ett kvitto eller en faktura – det är själva beviset för att en affärshändelse har ägt rum. Oavsett om du köper en penna eller säljer en tjänst så måste det kunna styrkas, och det gör du med en verifikation.
Men vad är det egentligen? Hur ska en verifikation se ut? Och vad händer om du saknar en? Lugn – här får du svaren.
Gå direkt till:
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett underlag som styrker att en affärshändelse faktiskt har inträffat. Det är grunden till varje bokföringspost – utan verifikation, ingen bokföring.
Det kan vara:
- Ett kvitto
- En faktura
- En bankavi
- Ett skuldebrev
- Ett eget dokument om inget annat finns (mer om det nedan)
Enligt bokföringslagen måste varje affärshändelse ha en egen, unik verifikation som visar vad som hänt, när det hände och vem som var inblandad.
Det här ska en verifikation innehålla
För att vara giltig måste en verifikation innehålla vissa uppgifter. Här är en checklista:
✔️ Datum för affärshändelsen
✔️ Vad affären avser (beskrivning)
✔️ Belopp (inklusive moms)
✔️ Vem du köpt av eller sålt till (motpart)
✔️ Verifikationsnummer (unik identifikation)
✔️ Datum när verifikationen skapas (kan vara annat än händelsedatum)
Exempel:
Ett kvitto från inköp på Clas Ohlson den 3 april 2025 av skrivmaterial för 249 kr inkl. moms ska innehålla datum, momsbelopp, företagets namn, samt vad som köptes.
Olika typer av verifikationer – exempel
| Typ av affärshändelse | Typ av verifikation | Exempel |
| Inköp mot kvitto | Kvitto | Kontorsmaterial från butik |
| Inköp mot faktura | Leverantörsfaktura | Faktura från tryckeri |
| Försäljning med faktura | Kundfaktura | Faktura till kund för utförd tjänst |
| Löneutbetalning | Lönebesked | Lönespecifikation |
| Bankhändelse | Utdrag från bank | Inbetalning från kund |
| Egen insättning / uttag | Eget dokument (verifikat) | Ägarens egna insättning till kassa |
Hur numreras verifikationer?
Varje verifikation ska ha ett unikt nummer eller en annan identifiering, som gör att den går att hitta igen. Nummerordningen kan vara löpande, t.ex. V001, V002 osv.
Tips:
- Använd prefix som speglar typ: “F” för fakturor, “K” för kvitton.
- Numrera kronologiskt.
- Blanda aldrig två affärshändelser i samma verifikation.
Saknar du en verifikation? Så gör du
Ibland händer det – kvittot är borta, leverantören glömt fakturan, eller så har du bara ett mejl som bevis. Vad gör man då?
Du har rätt att skapa en egen verifikation – men det måste göras på ett noggrant sätt.
Så gör du en egen verifikation (ersättningsverifikat):
- Beskriv affärshändelsen tydligt: datum, vad det gällde, belopp.
- Ange varför originalunderlaget saknas.
- Skriv ut eller spara dokumentet digitalt.
- Ge det ett verifikationsnummer och för in det i bokföringen.
Exempel:
Ersättningsverifikat V045
Datum: 2025-04-12
Händelse: Parkeringskostnad i samband med kundmöte
Belopp: 20 kr
Underlag saknas – kvitto förlorat. Händelsen styrks av bankutdrag.
Upprättat av: Företagets ägare
Lagring – hur länge måste man spara verifikationer?
Enligt bokföringslagen ska verifikationer sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Du får spara dem digitalt (PDF, foto, skannade dokument) – men det är viktigt att innehållet inte går att ändra i efterhand. Därför är molntjänster eller låsta PDF-filer bra.
Vanliga misstag – och hur du undviker dem
❌ Glömda kvitton
→ Fota kvitton direkt med mobilen, gärna i en bokföringsapp.
❌ Otydliga beskrivningar
→ Var noga med att skriva vad köpet faktiskt avser – ”kontorsmaterial” är bättre än bara ”inköp”.
❌ Dubbelbokföring
→ Se till att varje verifikation bara används en gång.
❌ Ingen numrering
→ Skapa ett tydligt system för verifikationsnummer – gärna automatiserat via bokföringsprogram.
FAQ – Vanliga frågor om verifikationer
- Måste man ha ett kvitto för alla inköp?
- – Nej, men du måste ha någon form av underlag. Om kvittot saknas får du göra en ersättningsverifikation.
- Kan man spara verifikationer digitalt?
- – Ja. Så länge de inte kan ändras i efterhand och är läsbara under hela lagringstiden.
- Måste varje faktura ha ett eget verifikat?
- – Ja. Varje affärshändelse måste kunna spåras till ett unikt underlag.
- Vad händer om Skatteverket gör revision och jag saknar verifikationer?
- – Det kan leda till att avdrag inte godkänns eller att du får skattetillägg. Dokumentation är A och O.
Sammanfattning – det här behöver du veta om verifikationer
- En verifikation är ett underlag för en affärshändelse – t.ex. kvitto, faktura eller bankutdrag.
- Alla affärshändelser måste ha en verifikation enligt bokföringslagen.
- Verifikationen ska innehålla datum, belopp, beskrivning, motpart och ett unikt nummer.
- Du får göra egna verifikationer om original saknas – men gör det korrekt.
- Verifikationer ska sparas i minst 7 år.
- Ett bra system för nummer, beskrivningar och lagring gör bokföringen tryggare.
