Bokföra deposition

När företag hyr lokaler, maskiner eller tjänster händer det ofta att en deposition betalas eller tas emot. Många tycker att bokföring av depositioner kan vara förvirrande eftersom det inte är en vanlig kostnad eller intäkt, utan ett temporärt belopp som påverkar balansräkningen.

I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om hur man bokför depositioner korrekt, vilka konton som används och varför det är viktigt att skilja depositioner från vanliga kostnader.

Vad är en deposition?

En deposition är ett belopp som betalas i förskott som säkerhet, ofta för att täcka eventuella skador, obetalda hyror eller förlust av utrustning. Den fungerar som en garanti för hyresvärden eller leverantören. När avtalet avslutas återbetalas depositionen om inga skador eller kostnader uppstått. 

Depositioner kan förekomma i olika sammanhang, som:

• Lokalhyra
• Maskin- eller utrustningshyra
• Vid försäljning av dyrare varor

Det är viktigt att bokföra depositioner korrekt eftersom de inte är en kostnad förrän de eventuellt används för att täcka skador eller utebliven betalning.

Ska depositioner bokföras som kostnad eller tillgång?

Depositioner bokförs som en tillgång om du betalat dem och som skuld om du mottagit dem. När du betalar en deposition registreras den som en fordran i balansräkningen (konto 1630 “Övriga fordringar” eller särskilt konto för depositioner). Om du tar emot en deposition bokförs den som en skuld (konto 2390 “Övriga skulder”).

💡 På så sätt påverkas inte resultaträkningen förrän depositionen förbrukas eller återbetalas.

Bokföra mottagen deposition

När företaget tar emot en deposition från en kund eller hyresgäst bokförs beloppet som en skuld. Detta visar att pengarna inte är företagets att använda fritt, utan ska återbetalas när avtalet avslutas.

Exempel på att bokföra mottagen deposition

Företaget tar emot en deposition på 10 000 kr.

💡 Pengarna ökar företagets bankkonto men markeras som en skuld eftersom det är en temporär betalning som måste återlämnas.

Bokföra betald deposition

När företaget själv betalar en deposition, till exempel vid hyra av lokal, bokförs den som en tillgång. Beloppet ska inte redovisas som kostnad direkt eftersom företaget fortfarande har rätten till pengarna.

Exempel på att bokföra betald deposition

Företaget betalar en deposition på 15 000 kr till hyresvärden.

💡 Beloppet bokförs på ett konto för depositioner eller övriga fordringar, vilket tydligt visar att det är en tillgång som kan återfås.

När depositionen används eller återbetalas

Depositionens påverkan på resultaträkningen sker först när beloppet inte återbetalas eller används för att täcka en kostnad.

Exempel: deposition som används

Om hyresvärden behåller 2 000 kr av depositionen för skador:

Resten återbetalas:

💡 Endast den del av depositionen som inte återbetalas påverkar resultaträkningen. Resten återförs till bankkontot och balanseras mot tillgångskontot.

Ska depositioner momsbeläggas?

Depositioner är normalt inte momspliktiga eftersom de inte är en intäkt i sig, utan en säkerhet. Om depositionen används för att täcka en kostnad kan momsen på den kostnaden bokföras enligt vanligt sätt. Men själva depositionen redovisas alltid som tillgång eller skuld och påverkar inte momsen direkt.

Vanliga konton för depositioner

Det finns ingen fast standard för depositioner, men vanliga konton i BAS-kontoplanen är: 

• 1680 Depositionskonto – för depositioner betalda av företaget
• 2390 Övriga skulder – för mottagna depositioner
• 1630 Övriga fordringar – alternativt konto för betalade depositioner
• 1930 Bank – för in- och utbetalningar

Att ha ett särskilt konto för depositioner gör det lättare att följa upp och se vilka belopp som ska återbetalas.

Bokföra deposition för olika typer av avtal

Depositioner kan förekomma i flera sammanhang, och bokföringen bör anpassas därefter. 

Hyreslokaler: 

• Betald deposition: Debet 1680, kredit 1930
• Mottagen deposition: Debet 1930, kredit 2390

Utrustning och maskiner:

• Betald deposition: Debet 1680, kredit 1930
• Mottagen deposition: Debet 1930, kredit 2390

Försäljning av varor:

• Mottagen deposition som säkerhet: Debet 1930, kredit 2390 
• Om depositionen senare används: Debet 2390, kredit 3010/4010 beroende på intäkt eller kostnad

Vanliga misstag vid bokföring av depositioner

• Att bokföra depositionen som kostnad eller intäkt direkt
• Att glömma att använda separata konton för depositioner
• Att inte följa upp återbetalning av depositioner
• Att bokföra moms på själva depositionen

Genom att använda separata konton och dokumentera alla depositioner minskar risken för fel och underlättar både bokslut och revision.

Vi sammanfattar!

Bokföra depositioner handlar om att skilja temporära betalningar från verkliga intäkter och kostnader. Betalda depositioner bokförs som tillgångar, mottagna depositioner som skulder, och endast belopp som används påverkar resultaträkningen. Att använda tydliga konton och följa upp alla depositioner gör bokföringen enkel och korrekt.

Depositioner är inte momspliktiga i sig, men belopp som används för att täcka kostnader redovisas enligt vanlig momsreglering. Rätt bokföring av depositioner ger bättre översikt över företagets tillgångar och skulder samt minskar risken för fel vid bokslut.