Bokföra kreditfaktura
Att bokföra en kreditfaktura är något som många företagare stöter på förr eller senare. Kanske har du skickat en felaktig faktura till en kund, eller så har du returnerat en vara till en leverantör. Oavsett anledning är det viktigt att kreditfakturor hanteras korrekt i bokföringen för att dina räkenskaper ska vara rättvisa och följa gällande redovisningsregler.
I den här artikeln går vi igenom vad en kreditfaktura är, varför den utfärdas, hur den bokförs – oavsett om du är kund eller leverantör – samt vilka saker du bör tänka på för att undvika vanliga misstag.
Vad är en kreditfaktura?
En kreditfaktura är helt enkelt en slags “minusfaktura”. Det är ett dokument som korrigerar en tidigare utfärdad faktura, antingen helt eller delvis. Istället för att kräva betalning visar kreditfakturan att beloppet ska minskas eller återbetalas.
Exempel på vanliga orsaker till att kreditfakturor används:
- Felaktigt fakturerat belopp
- Retur av vara
- Avbokning av tjänst
- Rabatter som glömts bort
- Dubbeldebitering
En kreditfaktura fungerar som en negativ försäljning eller negativ kostnad, beroende på om du är den som skickar eller tar emot den.
Så här bokför du en kreditfaktura – olika scenarier
Bokföringen skiljer sig något beroende på om du är leverantör eller kund. Nedan följer båda perspektiven med exempel.
1. Du har skickat en faktura – och behöver skicka en kreditfaktura (leverantör)
Låt oss säga att du är företagare och har sålt en vara till en kund. Du fakturerade 10 000 kr exkl. moms. Sen upptäcker du att du fakturerat fel, det skulle ha varit 8 000 kr.
Du skickar då en kreditfaktura på 2 000 kr + moms (25 % = 500 kr), totalt 2 500 kr.
Så här bokför du kreditfakturan (exempel):
Om du tidigare bokförde försäljningen så här:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
| 1510 | Kundfordringar | 12 500 | |
| 3010 | Försäljning varor | 10 000 | |
| 2611 | Utgående moms 25% | 2 500 |
Så bokför du kreditfakturan så här:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
| 3010 | Försäljning varor | 2 000 | |
| 2611 | Utgående moms 25% | 500 | |
| 1510 | Kundfordringar | 2 500 |
Här minskar du både försäljningsintäkten och momsen, och även kundfordringen, eftersom kunden inte längre är skyldig dig hela beloppet.
2. Du har tagit emot en kreditfaktura från en leverantör (kund)
Anta att du har köpt in kontorsmaterial för 5 000 kr + moms, men returnerar varor för 1 000 kr + moms (totalt 1 250 kr). Leverantören skickar en kreditfaktura till dig.
Din ursprungliga bokföring vid inköpet:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 6 250 | |
| 2641 | Ingående moms | 1 250 | |
| 5410 | Förbrukningsinventarier | 5 000 |
Bokföring av kreditfakturan:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 | |
| 2641 | Ingående moms | 250 | |
| 5410 | Förbrukningsinventarier | 1 000 |
Här minskar du kostnaden, momsen och din skuld till leverantören.
Viktigt att tänka på vid kreditfakturor
För att hantera kreditfakturor korrekt och undvika problem vid t.ex. momsredovisning, bokslut eller revision, är det några saker du bör hålla koll på:
1. Matcha alltid med ursprungsfakturan
En kreditfaktura ska alltid kopplas till den ursprungliga fakturan den gäller. I bokföringen bör det tydligt framgå vilken faktura den korrigerar. Använd gärna fakturanummer som referens.
2. Bokför i rätt period
Kreditfakturor ska bokföras i samma redovisningsperiod som de påverkar. Det gäller särskilt om de påverkar momsredovisningen. Tänk på att bokföringslagen kräver att du bokför affärshändelser så snart som möjligt.
3. Kolla momsbehandlingen
Felaktig moms på en kreditfaktura kan leda till problem vid momsrapportering. Kontrollera alltid att momsen stämmer med den ursprungliga fakturan. Du får inte “kreditera” mer moms än vad som debiterats från början.
4. Undvik att makulera
En vanlig missuppfattning är att man bara kan “radera” en felaktig faktura. Det är inte korrekt. Istället ska du alltid kreditera den felaktiga fakturan och sedan eventuellt skapa en ny korrekt faktura.
Digital bokföring och kreditfakturor
Om du använder ett modernt bokföringsprogram finns det ofta funktioner för att automatiskt skapa och bokföra kreditfakturor utifrån den ursprungliga fakturan. Det sparar tid och minskar risken för fel.
Vissa program kan till och med hantera återbetalning av krediter direkt till kundens konto om det rör sig om e-handel eller betallösningar.
Vanliga frågor (FAQ)
- Måste jag bokföra en kreditfaktura även om inga pengar utbyts?
- – Ja. Bokföring handlar inte bara om transaktioner med pengar utan om alla affärshändelser. En kreditfaktura påverkar företagets intäkter, kostnader eller fordringar/skulder och ska därför alltid bokföras.
- Vad händer om kreditfakturan gäller en tidigare räkenskapsperiod?
- – Det är vanligt att kreditfakturor kommer sent. I så fall bokför du den i nuvarande period men noterar att den hänför sig till en tidigare affärshändelse. Det kan även krävas rättelser i deklarationen beroende på beloppets storlek.
- Hur påverkar en kreditfaktura momsrapporteringen?
- – En kreditfaktura påverkar din momsrapport på samma sätt som en vanlig faktura – fast i motsatt riktning. Har du tidigare redovisat utgående moms för en försäljning, ska du minska den summan i den period då kreditfakturan bokförs. Samma gäller för ingående moms vid inköp. Det är viktigt att kreditfakturan tas med i rätt momsperiod för att momsredovisningen ska bli korrekt.
Låt oss sammanfatta!
Att bokföra en kreditfaktura korrekt är avgörande för att ha ordning i bokföringen och undvika framtida bekymmer med moms, revision eller felaktiga rapporter. Oavsett om du är kund eller leverantör är principen densamma, du återför en tidigare bokförd transaktion.
Kom ihåg att:
- Alltid koppla kreditfakturan till originalfakturan.
- Kontrollera moms och belopp.
- Bokföra i rätt period.
- Använd ditt bokföringsprograms funktioner för automatisering.
Behöver du hjälp med bokföringen eller är osäker på hur du ska hantera en specifik situation?
Ta hjälp av oss på Exacta!
Kontakta oss
