Bokföra leverantörsfaktura
Driver du företag kommer du förmodligen förr eller senare hantera leverantörsfakturor. Det kan vara kostnader för hyra, varuinköp, el, konsulttjänster eller programvaror. Oavsett vad fakturan gäller måste den bokföras korrekt, annars riskerar du att få problem med både momsredovisning och ekonomisk översikt.
Ta mig direkt till:
Grundprincipen vid bokföring av leverantörsfakturor
När du bokför en leverantörsfaktura följer du en enkel huvudregel:
- Kostnaden bokas mot ett kostnadskonto (t.ex. hyra, inköp av varor, telefoni).
- Momsen bokas mot ingående moms (konto 2641).
- Skulden till leverantören bokas mot leverantörsskulder (konto 2440).
👉 På så sätt hamnar kostnaden i resultaträkningen, momsen blir avdragsgill, och skulden syns i balansräkningen tills du betalar fakturan.
Så bokför du en leverantörsfaktura
En leverantörsfaktura bokförs som Debet kostnadskonto , Debet 2641 ingående moms och Kredit 2440 leverantörsskulder. Exempel: 1 000 kr + 250 kr moms → Debet 6110: 1 000, Debet 2641: 250, Kredit 2440: 1 250 . Vid betalning: Debet 2440, Kredit 1930.
Exempel: bokföra en faktura på kontorsmaterial
Låt oss säga att du får en faktura på kontorsmaterial:
- Belopp exkl. moms: 1 000 kr
- Moms (25 %): 250 kr
- Totalt att betala: 1 250 kr
Bokföringen blir då:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
| 6110 | Kontorsmaterial | 1 000 | |
| 2641 | Ingående moms | 250 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 |
👉 Här syns att kostnaden hamnar på kontorsmaterial, momsen dras av, och skulden registreras. När du sedan betalar fakturan bokas själva betalningen mot leverantörsskulder.
Steg för steg – från faktura till betalning
1. Registrera fakturan
När du får fakturan registreras den i bokföringsprogrammet. Här anger du leverantörens namn, fakturanummer, förfallodatum och belopp.
2. Välj rätt konto för kostnaden
Se till att använda rätt kostnadskonto beroende på vad fakturan gäller. Exempel:
Hyra: 5010
El: 5020
Telefon: 6212
Kontorsmaterial: 6110
Konsultarvoden: 6540
3. Kontrollera momsen
Dubbelkolla att momsen stämmer med det som står på fakturan. Om fakturan inte innehåller moms (t.ex. om du köper från ett företag utanför Sverige), bokför du ingen moms utan endast kostnaden.
4. Bokför leverantörsskulden
Beloppet som ska betalas bokas som en skuld på konto 2440.
5. Betala fakturan
När du sedan betalar fakturan registrerar du betalningen, vilket innebär att skulden på 2440 minskar och pengarna dras från företagets bankkonto (1930).
6. Bokför
När du betalar fakturan på 1 250 kr bokas det så här:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 250 | |
| 1930 | Företagskonto | 1 250 |
👉 Skulden är nu reglerad och försvinner från balansräkningen.
Misstag att undvika
1. Använda fel konto
Det är lätt hänt att man bokför kostnader på fel konto. En faktura för en konsult kan exempelvis hamna på “övriga tjänster” i stället för “konsultarvoden”. Det påverkar inte vinsten i slutändan, men kan göra din bokföring svår att analysera.
2. Moms på fakturor från utlandet
Om du får en faktura från ett företag inom EU gäller ofta omvänd skattskyldighet. Då ska du själv räkna fram momsen och bokföra både utgående och ingående moms. Här är det viktigt att känna till reglerna så att det blir rätt i momsredovisningen.
3. Betalning via privata pengar
Om du råkar betala en företagsfaktura med privata pengar bokförs det ändå som en leverantörsskuld som sedan regleras via eget kapital eller konto för egna insättningar.
Tips för att underlätta arbetet
- Använd ett bokföringsprogram: De flesta program har funktioner för att skanna och automatiskt tolka fakturor, vilket sparar tid.
- Håll koll på förfallodatum:Leverantörsfakturor som betalas för sent kan innebära onödiga avgifter.
- Skapa rutiner: Bestäm en dag i veckan då du bokför alla fakturor så att inget glöms bort.
- Sätt upp kostnadskonton i förväg: Då blir det lättare att konsekvent bokföra samma typ av faktura på samma konto.
- Dubbelkolla alltid moms: Speciellt viktigt vid inköp från utlandet.
FAQ - Vanliga frågor och svar
- Vilket konto används för leverantörsskulder?
- – Konto 2440 Leverantörsskulder används för obetalda fakturor till leverantörer.
- Hur bokför jag en faktura utan moms?
- – Om fakturan saknar moms (t.ex. vid köp från företag utanför Sverige) bokför du endast kostnaden på rätt kostnadskonto, ingen post på 2641.
- Hur gör jag om jag betalat en leverantörsfaktura privat?
- – Bokför fakturan som vanligt, men reglera skulden via konto 2018 Egna insättningar (enskild firma) eller 2893 Skulder till närstående (aktiebolag).
- Vad händer om jag bokför fel konto?
- – Resultatet blir oftast oförändrat, men rapporterna blir svårare att förstå. Det är därför bra att rätta och flytta kostnaden till rätt konto.
- Måste jag bokföra fakturan när jag får den, eller räcker det vid betalning?
- – Enligt bokföringslagen ska leverantörsfakturor bokföras när de kommer in, inte först vid betalning.
Kort sammanfattat!
Att bokföra en leverantörsfaktura innebär att kostnaden bokas mot ett kostnadskonto, momsen mot 2641 och skulden mot 2440. När fakturan betalas bokas skulden bort mot företagskontot (1930). Genom att ha rutiner, kontrollera momsen och använda rätt konton kan du undvika vanliga misstag. En korrekt bokföring ger dig bättre koll på ekonomin och gör arbetet smidigare inför bokslut och momsredovisning.
Bokföra felaktig betalning
Att betala fel är lätt hänt, men du måste bokföra en felaktig betalning. Vi visar hur du konterar för att korrigera misstaget...
Bokföra friskvårdsbidrag - så här bokför du friskvård
Ska du bokföra friskvårdsbidrag? Vi förklarar regler, exempel och vad som gäller för aktiebolag, enskilda firmor och handelsbolag...
Bokföra kreditfaktura
Lär dig hur du bokför en kreditfaktura korrekt, både som kund och leverantör. Praktiska exempel, vanliga misstag och tips!..
