Bokföra reseräkning

Att bokföra reseräkningar är en vanlig uppgift för alla företag som har anställda som reser i tjänsten. Rätt bokföring är viktigt för att undvika fel, säkerställa korrekt momsavdrag och underlätta uppföljning av kostnader. I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta om hur du bokför reseräkningar, från milersättning till representation, med tydliga exempel. 

Vad är en reseräkning?

En reseräkning är en redovisning av utlägg och kostnader som en anställd har haft i tjänsten, till exempel resor, hotell, måltider och parkering. Reseräkningen ligger till grund för ersättning och korrekt bokföring av kostnader och moms.

Reseräkningar används för att dokumentera alla kostnader som anställda haft i tjänsten. Det kan vara allt från tågbiljetter och flyg, till hotell, måltider och parkeringsavgifter. Det är viktigt att samla kvitton och notera syfte, datum och plats för utläggen. Detta underlag används sedan för både utbetalning och bokföring.

Hur bokför man reseräkning?

Reseräkningar bokförs genom att debitera kostnadskonton som 5800 Resekostnader, 5820 Hotell eller 5810 Representation, och kreditera 2890 Skulder till personal eller 1930 Bankkonto. Alla kvitton ska dokumenteras för korrekt moms och uppföljning. 

När du bokför en reseräkning måste du först dela upp kostnaderna:

• Resor (tåg, flyg, taxi) → konto 5800.
• Hotell och boende → konto 5820.
• Måltider och representation → konto 5810.

Om moms finns på kvittona bokförs den som ingående moms (2641) i debet. Motkontot är antingen 2890 Skulder till personal om ersättningen betalas senare, eller 1930 Bankkonto om utbetalningen sker direkt.

Exempel på bokföring av reseräkning

Här är konkreta exempel på hur en reseräkning kan bokföras med olika typer av kostnader.

Resor och hotell med moms

💡Förklaring: Kostnaderna sammanställs på reseräkningen. Momsen dras av separat. Motkontot 2890 används tills företaget betalar ut ersättningen. 

2. Representation på resa

💡Förklaring: Måltider bokförs på 5810 Representation med moms på 25 %. Beloppet betalas ut till den anställde eller regleras via bankkonto. 

3. Milersättning privat bil

💡Förklaring: Anställd har kört 10 km × 18,50 kr/mil = 185 kr. Ingen moms bokförs. Utbetalningen sker via bankkonto vid nästa löneutbetalning eller separat. 

Ett par vanliga misstag vid bokföring av reseräkning

• Inte separera moms från kostnad – Moms ska alltid bokföras på 2641 Ingående moms.
• Fel konto för kostnadstyp – Resor, hotell och måltider ska bokföras på olika konton.
• Försöka dra moms på milersättning – Milersättning för privat bil är momsfri.
• Bokföra utlägg utan kvitto – Alla utlägg behöver kvitto som underlag för momsavdrag och revision.
• Bokföra innan ersättning godkänts – Vänta med bokföring tills reseräkningen är korrekt och signerad.

Effektiv hantering och digitalisering av reseräkningar

Att bokföra reseräkningar kan bli både enklare och mer korrekt om företaget använder digitala verktyg. Många bokföringsprogram erbjuder funktioner där anställda kan skanna sina kvitton direkt i mobilen och skicka in reseräkningen digitalt. Detta sparar tid, minskar risken för fel och gör det lättare att hålla ordning på underlagen vid revision.

Med digital hantering kan du även:

Automatisk uppdelning av kostnader och moms på rätt konton.

Snabbare utbetalning till anställda via integration med bank eller lönesystem.

Möjlighet att enkelt följa upp kostnader per avdelning, projekt eller bil.

Genom att införa digitala rutiner blir bokföringen mer transparent och företaget kan enklare analysera sina resekostnader och fatta beslut om framtida resor och budgetering.