Är din representation avdragsgill? Exacta går igenom de aktuella reglerna!

Representation spelar en stor roll i affärsvärlden, men det är inte alltid lätt att förstå vad som är avdragsgillt och vad som inte är det. I denna artikel går vi igenom vad som gäller för avdragsgill representation och hur du kan tänka för att göra rätt – så att du slipper överraskningar när det är dags att deklarera.

Vad är representation?

Representation är när ett företag bjuder på mat, dryck, eller andra förmåner i samband med affärsrelationer. Syftet är att skapa och underhålla affärskontakter och nätverk. Enligt Skatteverket kan viss representation vara avdragsgill för företag, men det finns regler och gränser att följa.

Representation omfattar exempelvis luncher, middagar, event eller andra aktiviteter som syftar till att stärka affärsrelationer. Vad som är avdragsgillt beror på olika faktorer, som syftet med representationen och om det finns en direkt affärsnytta. Det är viktigt att hålla koll på Skatteverkets regler för att undvika kostnader som inte går att dra av.

Intern och extern representation

Det finns två typer av representation: intern och extern.

Intern representation riktar sig till företagets egna anställda och kan vara aktiviteter som personalfester, konferenser eller kick-offs. Den interna representationen är oftast mer fokuserad på att stärka lagandan och öka motivationen bland medarbetarna.

Extern representation riktar sig till personer utanför företaget, såsom kunder, potentiella affärspartner eller andra affärsrelationer. Detta kan inkludera aktiviteter som middagar, evenemang eller andra sociala tillställningar som syftar till att bygga och underhålla affärsrelationer.

Vad innebär avdragsgill representation?

Avdragsgill representation innebär att företag kan dra av vissa kostnader för representation, som mat, dryck och evenemang, i sin bokföring. För att det ska vara avdragsgillt måste representationen ha ett affärssyfte och följa Skatteverkets regler.

Här är några viktiga punkter att ha koll på: 

📍 Representationen måste ha ett affärsmässigt syfte 

För att representationen ska vara avdragsgill måste den ha ett affärsmässigt syfte. Det innebär att den måste vara relaterad till att främja företagets verksamhet, till exempel genom att skapa nya affärsmöjligheter eller förbättra relationerna med kunder och potentiella affärspartners.

Om syftet med representationen är mer privat, exempelvis att ge bort en present för att fira en födelsedag eller någon annan personlig händelse, kan den inte dras av.

📍 Gällande mat och dryck 

Kostnader för mat och dryck kan vara avdragsgilla, men det finns en gräns för hur mycket som kan dras av. Här är några viktiga punkter att tänka på:

• Måltider med affärssyfte: Om du bjuder kunder på middag eller lunch i ett affärssammanhang, kan du dra av 90 % av kostnaden för måltiden, men bara upp till ett visst belopp.
• Kostnader för alkohol: Alkohol är inte avdragsgillt, så även om du har en middag med en kund, får du inte dra av kostnaden för alkoholdryckerna.
• Gränsbelopp: Det finns även specifika gränser för hur mycket som är avdragsgillt. För 2025 är den gränsen satt till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle för måltider i affärssyfte.

📍 Gällande evenemang

Att bjuda kunder på en teaterföreställning, idrottsevenemang eller liknande kan också vara avdragsgillt, förutsatt att syftet är affärsmässigt. Här är några saker att tänka på:

• Representation vid evenemang ska vara i direkt samband med företagets affärsverksamhet.
• Det är viktigt att dokumentera vad evenemanget handlade om och varför det var relevant för affärerna.

Vad är inte avdragsgillt?

Det finns flera saker som inte går att dra av i samband med representation:

• Privat representation: Om syftet med representationen är privat, som att ge bort en julklapp till en vän eller ordna en fest för personalen utan något affärsmässigt syfte, går det inte att göra avdrag.
• Alkohol: Som nämnts tidigare är kostnader för alkohol inte avdragsgilla, även om de ingår i en affärsmiddag.
• Gåvor: Gåvor som inte är direkt kopplade till affärsrelationen, eller som inte kan anses ha ett affärsmässigt syfte, är också undantagna från avdrag.

Så här gör du avdrag för representation – 3 steg!

För att göra avdrag på representation, följ dessa steg: 

1. Kontrollera att representationen är avdragsgill

Innan du går vidare med dokumentation och bokföring är det viktigt att först kontrollera att representationen uppfyller Skatteverkets krav för att vara avdragsgill. Här är några punkter att tänka på:

• Affärssyfte: Representationen måste ha ett affärsmässigt syfte, som att bygga eller upprätthålla affärsrelationer.
• Gränser för belopp: För mat och dryck är den avdragsgilla gränsen upp till 300 kronor per person och tillfälle (exklusive moms).
• Alkohol: Alkohol är inte avdragsgillt, vare sig för själva representationskostnaden eller för moms.

Om representationen inte uppfyller dessa krav, kan den inte dras av.

2. Dokumentera syftet

När du har säkerställt att representationen är avdragsgill, dokumentera syftet med representationen samt deltagarna. För att undvika problem vid en eventuell granskning från Skatteverket är det viktigt att vara noggrann med denna dokumentation. Spara också alla kvitton och fakturor som rör representationen.

3. Bokför avdraget

Låt oss säga att du bjudit en kund på lunch för 500 kr exklusive moms. Totalt blir kostnaden för representationen 625 kr (500 kr + 125 kr moms).

Bokföringsexempel:

• Debet: 6071 Representation (500 kr)
• Debet: 2641 Ingående moms (125 kr)
• Kredit: 1930 Företagskonto (625 kr)

💡 Kom ihåg att om representationen överstiger den avdragsgilla gränsen, behöver du justera momsavdraget enligt de aktuella reglerna.

Avdrag för moms vid representation

Förutom att du kan göra avdrag för själva representationskostnaden, kan du också dra av för moms i samband med representation – men detta gäller endast om kostnaderna har ett omedelbart samband med verksamheten. Exempel på sådana kostnader kan vara vid affärsförhandlingar eller vid personalvård.

• Lunch eller middag: Om kostnaden för mat och dryck är högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle kan du göra ett momsavdrag på 12 % för mat och alkoholfri dryck.
• Alkohol: Kostnader för alkohol är inte avdragsgilla när det gäller moms.

Proportionering av moms

Om kostnaden för mat och dryck överstiger 300 kronor exklusive moms per person måste du proportionera momsen mellan mat och alkohol. Till exempel, om du haft en middag där både mat och alkohol ingår, ska du räkna ut hur stor andel av kostnaden som gäller mat och hur stor andel som gäller alkohol. Detta påverkar hur mycket moms du får dra av.

Schablonavdrag

Om du har representation med både mat och alkohol kan du välja att använda schablonavdrag, vilket innebär ett avdrag på 46 kronor per person och tillfälle om kostnaden är högre än 300 kronor exklusive moms per person.