Bokföra traktamente
Att bokföra traktamente kan kännas krångligt vid första anblick, men när du väl förstår reglerna blir det en självklar del av den löpande bokföringen. Särskilt för dig som driver företag där resor är vanliga. Oavsett om du är enmansföretagare, driver ett konsultbolag eller hanterar anställdas löner är det viktigt att traktamenten redovisas rätt enligt Skatteverkets regler.
I den här guiden går vi igenom vad traktamente är, när det är skattefritt eller skattepliktigt, hur du bokför det korrekt, och vilka vanliga misstag du bör undvika.
Vad är traktamente?
Traktamente är en skattefri ersättning som arbetsgivare betalar ut vid tjänsteresor för att täcka ökade levnadskostnader, som måltider och boende. Det gäller när du reser i jobbet och vistas på annan ort över natten. Skatteverket fastställer årliga schablonbelopp för detta.
Det finns både skattefria och skattepliktiga delar av traktamentet. Skatteverket fastställer varje år schablonbelopp för olika länder och resetyper (heldag, halvdag, inrikes eller utrikes).
När har man rätt till traktamente?
För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt krävs att följande villkor uppfylls:
Resan sker i tjänsten
Den innebär övernattning (minst kl. 00–06)
Resan går utanför den vanliga verksamhets- eller bostadsorten
Om resan inte uppfyller dessa krav kan traktamentet fortfarande betalas ut, men då är det helt eller delvis skattepliktigt.
Belopp för traktamente (2025 – exempel)
Inrikes heldag: 330 kr
Inrikes halvdag: 165 kr
Natt utan fria måltider: 120 kr
Utrikes traktamenten varierar beroende på land (se lista hos Skatteverket)
Om arbetsgivaren bekostar t.ex. hotellfrukost eller lunch, ska traktamentet reduceras enligt särskilda procentsatser (ofta 15 – 35 % per måltid).
Så bokför du traktamente – exempel för arbetsgivare
Exempel 1: Skattefritt traktamente till anställd
En anställd reser i tjänsten i två hela dagar och får 2 x 330 kr = 660 kr skattefritt traktamente.
Bokföring i huvudbok:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7321 | Skattefritt traktamente inrikes | 660 | |
| 1910 | Kassa / 1930 Bank | 660 |
Det här bokförs som en personalkostnad, inte som lön, och påverkar inte arbetsgivaravgifter eller preliminärskatt.
Exempel 2: Skattepliktigt traktamente
Säg att du betalar ut 500 kr, men enligt Skatteverkets regler är bara 330 kr skattefritt. Överskjutande 170 kr är skattepliktig ersättning.
Bokföring:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7321 | Skattefritt traktamente | 330 | |
| 7390 | Övriga personalkostnader | 170 | |
| 1930 | Bank | 500 |
Samtidigt ska 170 kr tas upp som lön i löneunderlaget och beskattas som vanlig inkomst. Det påverkar även arbetsgivaravgiften.
Så bokför du traktamente som enskild firma
Om du driver enskild firma kan du inte betala ut lön till dig själv, men du kan ta ut skattefritt traktamente som en kostnad i verksamheten – förutsatt att tjänsteresan uppfyller reglerna.
Exempel: Du gör en tredagars tjänsteresa inom Sverige och tar ut 3 x 330 kr = 990 kr i skattefritt traktamente.
Bokföring:
| Konto | Konto-namn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5840 | Traktamenten | 990 | |
| 1930 | Bank | 990 |
Du behöver inte ta upp det i NE-bilagan som privat uttag, men spara dokumentation (reseunderlag) i minst sju år.
📌 Viktigt att tänka på vid bokföring av traktamente
1. Ha ett korrekt reseunderlag
Du måste alltid kunna visa att resan gjorts i tjänsten. Dokumentet ska innehålla:
Resans syfte
Datum och klockslag (utresa/hemkomst)
Resmål
Eventuella måltider arbetsgivaren har betalat
Utan korrekt underlag riskerar du att hela traktamentet bedöms som skattepliktigt.
2. Kontrollera om arbetsgivaren stått för måltider
Om företaget betalar frukost, lunch eller middag måste traktamentet reduceras enligt Skatteverkets regler:
Frukost: -15 %
Lunch/middag: -35 % per måltid
Exempel: Om du får både lunch och middag (35 % + 35 %), minskas heldagsbeloppet (330 kr) med 70 %, vilket ger 99 kr kvar i skattefritt traktamente.
3. Traktamente är inte samma sak som reseersättning
Det är lätt att blanda ihop traktamente med milersättning eller annan reseersättning. Traktamente täcker levnadskostnader vid övernattning – inte själva resan. Milersättning (t.ex. 25 kr/mil med egen bil) bokförs separat, ofta på konto 7331.
4. Använd rätt bokföringskonto
Här är några vanliga konton beroende på typ av traktamente:
| Konto | Används för |
|---|---|
| 7321 | Skattefritt traktamente inrikes (anställda) |
| 7323 | Skattefritt traktamente utrikes (anställda) |
| 7390 | Skattepliktig del |
| 5840 | Traktamente (enskild firma) |
FAQ – Vanliga frågor om att bokföra traktamente
- Måste jag betala arbetsgivaravgifter på traktamente?
- – Nej, inte på den skattefria delen. Men eventuell skattepliktig del av traktamentet räknas som lön och ska beskattas och avgiftsbeläggas.
- Kan jag betala traktamente till mig själv som aktiebolagsägare?
- – Ja, om du är aktiv i bolaget och gör en tjänsteresa med övernattning kan du ta ut traktamente precis som vilken anställd som helst. Du måste dock kunna visa underlag för resan, precis som vid vanliga löneutbetalningar.
- Hur länge kan man betala ut traktamente?
- – Traktamente kan betalas ut i upp till tre månader vid arbete på samma ort. Efter det minskas schablonbeloppen med 25 %. Om resan fortsätter längre än två år blir hela traktamentet skattepliktigt, oavsett belopp.
- Kan man få traktamente utan övernattning?
- – Nej, inte skattefritt. Enligt Skatteverket måste tjänsteresan innehålla en övernattning (definierat som att den pågår mellan kl. 00–06) för att schablontraktamente ska vara skattefritt. Annars betraktas det som vanlig lön.
- Vad är skillnaden mellan traktamente och dagtraktamente?
- – Egentligen ingen, det är olika benämningar. "Dagtraktamente" används ibland för att särskilja heldag/halvdag i schablonberäkning. Men båda syftar på ersättning för ökade kostnader under en tjänsteresa med övernattning.
- Vad händer om traktamente bokförs fel?
- – Om du bokför traktamente på fel konto, eller betalar ut fel belopp utan korrekta underlag, riskerar du att det bedöms som lön vid revision. Det innebär att du kan bli skyldig att betala arbetsgivaravgifter och skatt retroaktivt, plus eventuella skattetillägg.
