Hur länge måste man spara bokföring?

Bokföring är en viktig del av företagsadministrationen, och det finns tydliga regler för hur länge företag måste spara sina bokföringshandlingar. Oavsett om du driver aktiebolag eller enskild firma, är det viktigt att känna till de lagstadgade kraven. 

I denna artikel går vi igenom hur länge du måste spara bokföring, vad som måste sparas och hur du bäst hanterar och förvarar dina dokument för att undvika problem med Skatteverket.

Hur länge måste man spara bokföring?

Enligt bokföringslagen ska bokföringshandlingar sparas i minst 7 år efter räkenskapsårets slut. Detta gäller alla företagsformer, och både papper- och digital bokföring. För företag med räkenskapsår som slutar 30 juni, sparas bokföringen till 31 december 7 år senare.

Vad måste man spara?

För att uppfylla kraven i bokföringslagen måste du som företagare spara olika typer av bokföringshandlingar. Här är en lista på de viktigaste dokumenten och materialen som måste sparas:

• Verifikationer: Alla kvitton, fakturor och andra bevis på affärshändelser måste sparas. Dessa dokument är grunden för bokföringen och används för att bekräfta alla ekonomiska transaktioner.
• Bokföringsböcker: Det kan vara din huvudbok, grundbok eller andra böcker som visar företagets ekonomiska flöden. Det är viktigt att dessa böcker är korrekt uppdaterade och sparade under hela den lagstadgade perioden.
• Årsredovisning och bokslut: Om ditt företag är ett aktiebolag eller handelsbolag, måste du också spara årsredovisningar och bokslut som sammanfattar företagets ekonomi för varje räkenskapsår.
• Räkenskapsinformation: Detta inkluderar kontoplaner, verifikationsunderlag, och eventuella manualer eller instruktioner för bokföringssystemet. Alla dokument som hjälper till att förstå företagets redovisningsmetoder ska sparas.
• Inventering och lagerlistor: För företag som har fysiska varor, såsom detaljhandel eller tillverkningsföretag, måste du också spara inventeringslistor och lagerbeskrivningar.
• Digital bokföring: Om du använder ett digitalt bokföringssystem, måste du säkerställa att alla digitala dokument sparas på ett sätt som gör att de kan läsas och inte ändras. Se till att filerna sparas i ett läsbart och icke-redigerbart format.
  

💡Att spara dessa dokument på rätt sätt är inte bara ett krav enligt lag, utan det hjälper dig även att hålla ordning på företagets ekonomi och säkerställa korrekt redovisning vid framtida granskningar.

Hur ska bokföringen förvaras?

När du sparar bokföring är det viktigt att förvara den på ett sätt som säkerställer att den inte förloras, förstörs eller manipuleras. Här är några riktlinjer för att hantera och förvara bokföringsmaterial på ett korrekt sätt:

Förvaring av pappersdokument: Om du har pappersdokument, ska de förvaras i ett torrt och säkert utrymme där de inte utsätts för fukt eller andra skador. Tänk också på att förvara dem på ett sätt så att de inte riskerar att förloras.

Förvaring av digital bokföring: Digitala bokföringsdokument ska sparas i ett läsbart och icke-redigerbart format. Det är också viktigt att säkerställa att du har backup på dina digitala filer och att de är skyddade mot dataförlust. Använd gärna en säker molntjänst som uppfyller säkerhetskraven och gör det lätt att återställa information om något skulle hända.

Hur påverkas olika företagsformer?

Reglerna för hur länge du måste spara bokföring är desamma oavsett om du driver en enskild firma, ett aktiebolag eller ett handelsbolag. För alla företagsformer gäller att du måste arkivera bokföringen i minst 7 år. 

Det innebär att om du exempelvis driver ett aktiebolag med räkenskapsår som löper från 1 juli till 30 juni, måste du spara bokföringen fram till den 31 december, 7 år senare.

Vad händer om man inte sparar sin bokföring?

Om du inte sparar din bokföring enligt bokföringslagen kan det leda till böter eller straffavgifter. Skatteverket kan göra en uppskattning av företagets inkomster och kostnader, vilket kan resultera i att du betalar mer skatt än du ska. I värsta fall kan det även bli bokföringsbrott och rättsliga påföljder.

Tips för att underlätta bokföringsförvaringen

Att hantera och förvara bokföring på ett korrekt sätt behöver inte vara komplicerat. Här är några tips för att underlätta:

• Digitalisering: Genom att digitalisera dina bokföringshandlingar kan du spara plats och säkerställa att dokumenten är läsbara och lättillgängliga. Det finns många bokföringsprogram som gör det enkelt att lagra och organisera både fakturor och andra verifikationer på ett effektivt sätt.
• Använd säkerhetskopiering: För digital bokföring är det viktigt att ha regelbundna säkerhetskopior, helst på olika ställen (t.ex. både lokalt och i molnet). Detta minskar risken för att data går förlorad vid datorhaveri eller andra tekniska problem.
• Organisera förvaringen: Om du hanterar pappersdokument, överväg att investera i arkivsystem eller filmappar för att hålla ordning på de olika typerna av dokument. Att skapa en systematisk struktur underlättar när du senare ska gå igenom eller hitta specifika handlingar.
• Digitalt signerade dokument: För företag som arbetar med digitala fakturor och verifikationer, kan digitala signaturer användas för att bekräfta att dokumenten är autentiska och inte kan manipuleras. Detta är särskilt viktigt för att säkerställa att din digitala bokföring är säker och giltig.