Faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden?

När du driver företag är valet av bokföringsmetod viktigt för att hantera företagets ekonomi korrekt och effektivt. De två vanliga metoderna är faktureringsmetoden och bokslutsmetoden.

Med faktureringsmetoden bokför du varje faktura både vid faktureringstillfället och vid betalningstillfället. Det ger en detaljerad och kontinuerlig bild av företagets ekonomi. Bokslutsmetoden innebär däremot att du bokför intäkter och kostnader först när betalningen sker. Det kan vara enklare, men ger mindre löpande insikt.

För att välja rätt metod bör du överväga företagets storlek, bransch och omsättning. Faktureringsmetoden passar ofta större företag med ett komplext ekonomiskt flöde, medan bokslutsmetoden kan vara lämplig för mindre företag med enklare transaktioner. Genom att välja rätt metod kan du effektivisera bokföringen och hålla bättre koll på ekonomin.

Bokslutsmetoden (kontantmetoden)

Bokslutsmetoden, även kallad kontantmetoden, innebär att du konterar intäkter och kostnader först när betalningar sker. Du registrerar inkomster vid betalningstillfället och utgifter när du betalar leverantörerna, istället för att kontera dem när fakturor skickas eller tas emot. Denna metod ger en tydlig bild av kassaflödet och bortser från obetalda fakturor, vilket förenklar hanteringen.

Mindre företag och enskilda firmor, som ofta har enkla affärsmodeller och låg omsättning, använder ofta bokslutsmetoden. Metoden kräver mindre administrativt arbete än faktureringsmetoden och passar företag med få obetalda fakturor som behöver uppföljning.

Bokslutsmetoden förenklar likviditetsplaneringen genom att spegla de faktiska pengarna som rör sig in och ut ur företaget. Å andra sidan kan metoden göra det svårare att hålla koll på framtida betalningar eller skulder, eftersom den inte konterar fakturor vid utskick eller mottagning.

Exempel med bokslutsmetoden

Anna driver en enskild firma och använder bokslutsmetoden. Hon säljer en tjänst till en kund för 10 000 kr exklusive moms. Hon skickar fakturan i april, men kunden betalar först i juni. Med bokslutsmetoden bokför Anna inte fakturan när den skickas i april. Istället bokför hon inkomsten först när hon mottar betalningen i juni.

1. Skicka faktura i april:
   • Ingen bokföring sker vid detta tillfälle, eftersom bokslutsmetoden inte registrerar händelsen vid faktureringstillfället.
2. Mottag betalning i juni:
   • När Anna får betalningen på 12 500 kr (10 000 kr + 2 500 kr i moms), bokför hon inkomsten och momsen enligt följande:
     • Konto 1930 – Bankkonto (Debet): 12 500 kr
     • Konto 3010 – Försäljning (Kredit): 10 000 kr
     • Konto 2610 – Utgående moms (Kredit): 2 500 kr

Faktureringsmetoden (fakturametoden)

Faktureringsmetoden låter företag bokföra varje affärshändelse både vid fakturering och betalning. Företaget registrerar intäkter och kostnader direkt när fakturan skickas, även om betalning ännu inte har skett. Metoden ger därmed en löpande och detaljerad bild av ekonomin eftersom både inkomster och utgifter syns i bokföringen redan vid fakturering.

Denna metod passar ofta företag med hög omsättning eller många transaktioner med kunder och leverantörer. Faktureringsmetoden skapar en exakt överblick av den ekonomiska ställningen och möjliggör kontinuerlig uppföljning av både fakturerade intäkter och skulder, vilket underlättar ekonomistyrningen.

Även om faktureringsmetoden ger bättre kontroll över obetalda fakturor och skulder, kräver den mer administrativt arbete. Företaget bokför varje faktura två gånger – vid fakturering och betalning. Trots det ger metoden en djupare insyn i företagets ekonomi och kan underlätta likviditetsplaneringen.

Exempel med faktureringsmetoden

Johan driver ett företag som säljer kontorsmöbler. I maj säljer han ett skrivbord till en kund för 8 000 kr exklusive moms. Han skickar fakturan direkt i maj, men kunden betalar i juli. Med faktureringsmetoden bokför Johan både när han skickar fakturan i maj och när betalningen kommer in i juli.

1. Skicka faktura i maj:
   • När fakturan skickas, registrerar Johan försäljningen och momsen, även om betalningen inte kommit in än.
     • Konto 1510 – Kundfordringar (Debet): 10 000 kr
     • Konto 3010 – Försäljning (Kredit): 8 000 kr
     • Konto 2610 – Utgående moms (Kredit): 2 000 kr
   • Johan har nu bokfört att han har en fordran på kunden. Detta ger en tydlig bild av inkommande intäkter.
2. Mottag betalning i juli:
   • När kunden betalar fakturan i juli, bokför Johan betalningen och nollar kundfordringen:
     • Konto 1930 – Bankkonto (Debet): 10 000 kr
     • Konto 1510 – Kundfordringar (Kredit): 10 000 kr

Skillnader i momsredovisning mellan metoderna

När det gäller momsredovisning finns tydliga skillnader mellan bokslutsmetoden och faktureringsmetoden. Med bokslutsmetoden redovisar du momsen först när betalningen sker. Momsen betalas alltså inte till Skatteverket förrän pengarna har kommit in från kunden, vilket kan underlätta likviditeten för mindre företag. Genom att redovisa momsen vid betalningstillfället slipper företaget ligga ute med moms för obetalda fakturor.

Faktureringsmetoden fungerar annorlunda. Här redovisar du momsen redan när fakturan skickas, oavsett om kunden har betalat eller inte. Momsen på fakturan inkluderas sedan i momsredovisningen till Skatteverket utifrån företagets rapporteringsperiod, vilket kan vara varje månad, kvartal eller år. Om många fakturor förblir obetalda under perioden kan kassaflödet påverkas negativt. Faktureringsmetoden ger dock en snabbare momsredovisning och en mer exakt bild av omsättningen, men kräver att företaget har god likviditetsplanering för att täcka momsutgifterna innan betalningarna kommer in.

Val av bokföringsmetod

Enligt svensk lagstiftning får företag med en årlig omsättning på högst 3 miljoner kronor välja mellan bokslutsmetoden och faktureringsmetoden för sin bokföring (Skatteverket). Detta gäller även för aktiebolag. När omsättningen överstiger 3 miljoner kronor blir faktureringsmetoden obligatorisk. Faktureringsmetoden är standard för många företag eftersom den ger en mer detaljerad och kontinuerlig bild av ekonomin. Mindre företag och enskilda firmor med enklare affärsmodeller och lägre omsättning kan dock välja bokslutsmetoden för att förenkla sin bokföring, förutsatt att de håller sig inom omsättningsgränsen.