5S-metoden: Vad är det och hur kan den effektivisera ditt företag?

5S-metoden är lätt för alla att börja använda. Den kräver ingen teknisk analys och kan implementeras globalt i alla typer av företag, allt från tillverkningsanläggningar, kontor, småföretag till stora multinationella organisationer – i både privat och offentlig sektor. Som både mätbar, enkel och praktiskt användbar blir metoden engagerande för alla i organisationen.

Från Taiichi Ohno och Toyota till hela världen

Taiichi Ohno utvecklade ursprungligen 5S-metoden för Toyotas produktionssystem i Japan som såg ett stort värde i att arbeta med en mall för att organisera sin arbetsplats. Metoden skapar ordning och reda, effektiviserar arbetsprocesser, eliminerar avfall, strukturerar arbete och minimerar olycksrisken på arbetsplatser.

5S bygger på fem japanska ord: ”seiri”, ”seiton”, ”seisō”, ”seiketsu” och ”shitsuke”. På svenska översätts de oftast till ”sortera”, ”systematisera”, ”städa”, ”standardisera” och ”sköta om”.

5S: Genomförandeplan

Steg 1: Sortera (Seiri)

Du kan börja implementera 5S genom att utbilda din personal för att förstå systemet. Gå sedan gemensamt igenom arbetsplatsen och hitta förbättringsåtgärder i anläggningen, arbetsuppgifter och processer.

Här är exempel på frågor att ställa sig för att se om 5S är en metod som kan förbättra företaget;

• Har människor på din arbetsplats svårt att hitta dokument eller filer, oavsett om de är i fysiskt eller digitalt format?
• Finns det lösa, hängande elkablar på arbetsplatsen?
• Finns det filer, lådor och skåp som är omärkta, eller innehåller de omärkta föremål som är svåra att identifiera?
• Tas värdefull plats upp av värdelösa föremål?
• Finns det verktyg och material på din arbetsplats som inte används och samlar damm?
• Vet alla hur man håller ordning på arbetsplatsen och är fullt medvetna om sina roller och ansvar?

Steg 2: Systematisera (Seiton)

När man identifierat vad som kan åtgärdas och förbättras är det dags att sätta planen i verket. Här följer man effektivt dessa steg;

1. Dela upp allt som behövs från det som inte behövs.
2. Ta bort allt som inte är nödvändigt från arbetsområdet.
3. Organisera de saker du behöver så att allt har sin bestämda plats. Du bör kunna hitta vad som helst på bara några sekunder.
4. Märk alla lagringsplatser, verktyg och utrustning.

Steg 3: Städa (Seisō)

Nu är det dags att göra rent arbetsplatsen och sätta standarden för hur den ska se ut framöver.

Så här kan du och din personal gå till väga;

1. Gör dig av med sådant som gör det svårt att hålla städat och rent. Skriv en lista för de saker som inte används. Identifiera vad som kan säljas, doneras, återvinnas och slängas.
2. Rengör och ta bort allt skräp, fett och smuts. Allt måste vara rent, snyggt och prydligt placerat på rätt plats. Renlighet ger en säker arbetsplats och gör potentiella problem märkbara.
3. Sätt nya standarder för renlighet.
4. Ta en bild för dokumentation av hur den nya standarden ska se ut.

Steg 4: Standardisera (Seiketsu)

När det nu är rent, städat och snyggt är det dags att göra detta till en vana. Bestäm vilka typer av rengöring som ska göras med kortare intervaller och vilka som ska göras med längre intervaller. För att inget ska falla mellan stolarna kan det vara bra att skriva instruktioner, checklistor och scheman. Till en början kan en kort ”5S-synk” varje dag vara nödvändig, men så småningom går det på rutin.

Steg 5: Sköta om (Shitsuke)

Upprätthåll ordning och följ upp för att förbättra era rutiner. På så sätt kommer ert 5S-arbete fortsätta att utvecklas och bli en del av er organisations självklara arbetssätt.

Avslutningsvis

Med 5S kan ni som organisation snabbt skapa en hållbar struktur som säkerställer effektivitet även på lång sikt. Det finns en anledning att företag världen över har anammat denna enkla men kraftfulla metod.