5S-metodens andra steg: Systematisera (Seiton)
5S-metoden är en effektiv och välkänd japansk arbetsplatsorganiseringsmetod som har sina rötter i Toyotas produktionsfilosofi. Metoden har sedan dess uppkomst blivit populär över hela världen och används nu inom en mängd olika branscher, från industri till kontorsmiljöer.
5S-metoden innefattar fem steg, där varje steg representeras av ett japanskt ord som börjar på “S”. I denna artikel tittar vi närmre på det andra steget, nämligen “Systematisera”.
Gå direkt till:
Systematisera, eller Seiton på japanska, är det andra steget i 5S-metoden och spelar en avgörande roll för att uppnå en välorganiserad och effektiv arbetsplats. Det handlar om att ordna och organisera verktyg, material och utrustning på ett sådant sätt att de enkelt kan hittas och återplaceras. Genom att skapa en logisk och genomtänkt arbetsmiljö minskar man tidsåtgången för att hitta nödvändiga resurser vilket leder till ökad produktivitet och minskad stress för de anställda. Dessutom bidrar systematisering till att förbättra arbetsflöden och säkerheten på arbetsplatsen.
Vad innebär det att systematisera på arbetsplatsen?
Att systematisera innebär att organisera och ordna arbetsplatsen på ett strukturerat och logiskt sätt. Detta inkluderar att placera verktyg, material och utrustning på specifika platser, samt att märka och kategorisera dem för att underlätta snabb och enkel åtkomst. Genom att göra detta skapas en arbetsmiljö där alla resurser är lätta att hitta och använda, vilket sparar tid och ökar effektiviteten.
Målet med Systematisera är att skapa en välorganiserad arbetsplats som främjar effektivitet, produktivitet och säkerhet. Genom att säkerställa att alla resurser har en specifik plats och att de är märkta och kategoriserade på ett lämpligt sätt, minimeras tiden som läggs på att leta efter nödvändiga verktyg och material.
Detta leder i sin tur till att arbetsuppgifter kan utföras snabbare och mer effektivt, samtidigt som risken för misstag och olyckor minskar. Vilken win!
Hur “Systematisera” relaterar till övriga steg i 5S-metoden
Steg ett, Sortera (Seiri) handlar om att identifiera och avlägsna onödiga objekt från arbetsplatsen, vilket skapar utrymme och förutsättningar för att kunna organisera arbetsplatsen effektivt. Systematisera bygger vidare på det arbetet och säkerställer att de kvarvarande föremålen placeras och ordnas på ett sätt som främjar effektivitet och säkerhet. Steget därpå heter Städa (Seisō) och innebär att just hålla städat och rent på arbetsplatsen. Dessa följs av Standardisera (Seiketsu) och Sköta om (Shitsuke).
Att systematisera arbetsplatsen gör arbetet mer effektivt
Fördelar med att systematisera sin arbetsplats
Ökad effektivitet och produktivitet
När arbetsplatsen är välorganiserad blir det enklare och snabbare att utföra arbetsuppgifter. Genom att minska tiden det tar att hitta verktyg och material kan medarbetarna fokusera på sina arbetsuppgifter, vilket leder till ökad produktivitet och effektivitet.
Förbättrad arbetsmiljö och säkerhet
En systematiserad arbetsplats bidrar till en säkrare arbetsmiljö. När allt är på sin plats och tydligt märkt minskar risken för olyckor och skador som kan uppstå på grund av felaktig användning av verktyg eller oorganiserade arbetsytor. Dessutom skapas en mer attraktiv och trivsam arbetsmiljö när arbetsplatsen är ren och välorganiserad.
Lättare att hitta och återplacera resurser
Systematisera innebär att allt har en bestämd plats och att det är lätt att hitta. När medarbetarna vet var saker och ting finns och var de ska återplaceras blir det enklare att hitta och återlämna verktyg, material och utrustning. Detta minskar inte bara tiden det tar att leta efter nödvändiga resurser utan bidrar också till att upprätthålla ordning och organisation på arbetsplatsen.
Tidsbesparing och minskad stress
En välorganiserad arbetsplats sparar tid genom att eliminera onödiga sökningar efter verktyg och material. Genom att snabbt kunna hitta vad som behövs för att utföra en uppgift minskar stressnivåerna och frigör tid för viktigare arbetsuppgifter.
Minskad stress leder i sin tur till en mer harmonisk och produktiv arbetsmiljö, vilket gynnar både medarbetare och organisation som helhet.
Steg för steg: Så systematiserar du
1. Bedöm arbetsplatsen
För att börja processen med att systematisera arbetsplatsen är det viktigt att först göra en grundlig bedömning av arbetsområdet. Detta inkluderar att identifiera vilka verktyg, material och utrustning som används, hur ofta de används och var de för närvarande förvaras. Genom att rannsaka den nuvarande organiseringen blir det lättare att bestämma hur den kan förbättras.
2. Kategorisera och organisera resurser
Börja med att identifiera vilka objekt som används mest frekvent. Dessa objekt bör placeras nära arbetsområdet för att minimera tidsåtgången för att nå dem. Detta kommer att förbättra effektiviteten och göra det enklare att utföra arbetsuppgifter.
Nästa steg är att gruppera liknande objekt tillsammans. Detta underlättar åtkomst och minskar risken för att greppa fel objekt. Gruppera objekt efter funktion, storlek eller andra relevanta kriterier.
3. Bestäm lämpliga förvaringslösningar
Välj lämpliga förvaringslösningar för de olika objekten. Använd hyllor, lådor, skåp, krokar eller annan förvaring för verktyg och material. Anpassa förvaringslösningarna efter storlek, form och användning av objekten.
För att underlätta åtkomst och att lägga tillbaka objekt, använd märkning och färgkodning. Märk förvaringsutrymmen och objekt med tydliga etiketter och använd färgkoder för att snabbt kunna identifiera objektens kategori eller funktion.
4. Upprätta en systematisk ordning
Se över arbetsflöden och processer för att säkerställa att de är effektiva och logiska. Det kan innebära att omorganisera arbetsstationer, flytta utrustning eller förändra rutiner för att optimera arbetsprocessen. En välorganiserad arbetsplats stöder effektiva arbetsflöden och processer, vilket förbättrar produktiviteten och minskar stress.
Kom ihåg: Alla 5S-steg är lika viktiga
Att “Systematisera” är en betydande del i 5S-metoden och spelar en central roll för att uppnå en välorganiserad och effektiv arbetsplats. Men kom ihåg att 5S-metoden består av fem huvudsakliga steg där samtliga är precis lika viktiga.
Lycka till med din Seiton!
